תכנון ישיבת העירייה בנושא בריאות אינו שונה בתכלית מתכנון בית עירייה בכל נושא אחר, למעט בקהל הקהל ובסוג חברי הפאנל שידברו באירוע. עם זאת, יש הרבה מה לתכנן ישיבת עירייה מכל סוג שהוא בהצלחה. תצטרך לעבוד קשה, לגייס בעלי עניין חשובים ולוודא שנתת לעצמך מספיק זמן להוביל את תשומת הלב של העיתונות והקהילה.
צעדים
חלק 1 מתוך 3: הנחת הקרקע
שלב 1. הקמת ועדת תכנון
הרעיון מאחורי ועדת תכנון הוא כוח במספרים. יש מעט נושאים הקשורים לטיפול רפואי שאינם דואגים ליותר מארגון אחד. עליך לזהות ארגונים אחרים בקהילה הנוגעים בנושא שלך, לשכנע חברים חשובים ביתרונות בית העירייה ולגייס אותם לוועדת התכנון שלך.
- לדוגמה, אם נושא הדאגה שלך היה תזונת ילדות, חלק מהארגונים הקהילתיים העוסקים בנושא זה עשויים להיות בתי ספר, רופאי ילדים, בנקים למזון, כנסיות, חקלאים ודאגות יום.
- קידום עצמי יכול להיות מניע משכנע במיוחד. פנה לארגוני מטרה מנקודת מבט המסבירה כיצד השתתפות בעירייה יכולה להועיל להם במיוחד.
שלב 2. מקם את הבעיות
הרבה יותר קל לדאוג מבעיה שמשפיעה עליך ישירות. על מנת להפוך את נושא בית העירייה שלך ליותר מיידי ומשכנע, הדגיש את ההשפעה המקומית של הנושא ולא את ההשפעה הלאומית או הגלובלית.
- לדוגמה, אם בעיר או במדינה שלך יש שיעור גבוה של זיהום HIV, או שיעור גבוה של השמנת יתר, עליך להדגיש את הבעיות שהיישוב שלך יתמודד איתן כתוצאה מכך מאשר את הבעיות הנובעות מאבחון HIV או מהשמנת יתר באופן כללי.
- אז אפשר לומר: "עיריית פילדלפיה תצטרך לשלם 3.5 מיליארד דולר יותר בעלויות הבריאות במהלך 15 השנים הבאות בגלל שיעור ההשמנה הגבוה שלנו", במקום "השמנת יתר גורמת לעלויות בריאות גבוהות יותר".
שלב 3. זהה את המטרות
מטרות הפגישה שלך יכתיבו את הפורמט, את מי אתה מזמין וכיצד תקדם אותו. המונח "עירייה" מסמל רק סוג של פגישה שבה שאלות ותשובות פתוחות מהציבור מהוות את עיקר הפגישה.
מטרות הפגישה שלך יכולות להיות מידע, הסברה לתפקיד מסוים או מתן משוב למועמדים פוליטיים. למרות שישיבות המועמדים וההסברה הפוליטיות כנראה מושכות את מירב תשומת הלב, הן לא בהכרח מה שהכי טוב לסוגיה שלך. לדוגמה, אם דעת הקהל מנוגדת למטרות המדיניות של הארגון שלך, פגישת מידע יכולה להיות אסטרטגיה טובה יותר לשינוי דעות בהתאם לצרכיך
שלב 4. בחר פורמט
המתכונת המסורתית של בית עירייה מיועדת לפאנל של שלושה עד חמישה דוברים ובנוסף מנחה שיעביר מבואים קצרים המפרטים את הרקע והעמדות שלהם. לאחר מכן, מנחה פותח שאלות בפני הקהל. בעוד שהקהל עשוי להעלות שאלות בפני חבר פאנל מסוים, המנחה צריך לפעול כמנחה, ואם הוא מרגיש שהתוכנית תתקדם על ידי הצגת אותה שאלה בפני מספר חברי פאנל, הם צריכים. פורמטים אחרים יכולים לכלול:
- פורמט שאלה ותשובה טהור. זה יכול להיות טוב לפורום של מועמד.
- פורמט שאלות אנונימיות, שבו שאלות מוגשות מראש, והמנחה בוחר אילו שאלות להציג בפני הפאנל. פורמט זה יכול להיות טוב לנושאים שנויים במחלוקת.
חלק 2 מתוך 3: משיכת הפגישה ביחד
שלב 1. בחר מיקום, תאריך ושעה
מיקום המפגש צריך להיות במיקום מרכזי, ניטרלי, נגיש. כנסיות, ספריות, בנייני ממשלה ומרכזים קהילתיים הם כולם בחירות טובות. וודא שהוא אינו מתנגש עם אירוע קהילתי פופולרי אחר, והחזק אותו בזמן שאנשים רבים יוכלו להגיע-בסוף השבוע, או אם במהלך השבוע, בערב.
- כלל אצבע טוב הוא תמיד לבחור מיקום קצת קטן מדי. מקום הומה אדם יוצר רושם של פעילות ופופולריות, וזה תמיד טוב יותר מהאלטרנטיבה.
- הפוך את האירוע ללא תשלום או בעלות סמלי, אך עודד את המשתתפים לערוך RSVP-דף פייסבוק, כתובת דוא"ל או מספר טלפון להתקשרות הם דרכים קלות וזולות. נניח ששני שלישים מה- "maybes" לא יופיעו.
- ודא שיש לך מיקום חלופי לפגישה למקרה שהמקום המתוכנן שלך ייפול.
שלב 2. הזמן את חברי הפאנל
חברי הפאנל הם אחד הגורמים החשובים ביותר התורמים להצלחת או כישלון בית העירייה. למרות שעדיף שיהיה לך לוח בולט בחלונית, זו לא תמיד אופציה. הדבר הטוב הבא הוא שיהיו חברי פאנל המייצגים ארגונים בולטים ו/או חברי פאנל עם רקע בולט-זה נותן לאירוע יותר אמינות.
- פנה לנבחרי ציבור, לאקדמאים, למנהיגי הכנסייה והקהילה ולספקי טיפול.
- זהו תחום נוסף בו ועדת תכנון מגוונת יכולה להועיל. ככל שהקשרים של חברי הקהילה המתכננת מרחיקים לכת, כך גדל הסיכוי שתוכל להקיש על צוות מומחים מגוון ומרגש.
- אל תזכו בגורם האישיות כאשר אתם מזמינים חברי פאנל. חברי הפאנל צריכים להיות מספיק אמינים כדי להביא אנשים לבניין העירייה, אבל הם צריכים להיות מרגשים מספיק כדי שאנשים ידברו על העירייה שלך הרבה אחרי שזה נגמר.
שלב 3. גייס מנחה
מנחים הם גורם חשוב נוסף להצלחת בית העירייה. על המנחה לקבל את הכבוד של חברי הפאנל והקהל, יחד עם המזג כדי לנטרל מתחים ולקצב את הדיון.
תחשוב על מנחה כמו MC-הם צריכים להיות כריזמטיים, אבל לא כל כך כריזמטיים שהם מאפילים על חברי הפאנל או שולטים בדיון. חברי התקשורת, שופטים ועורכי דין בדימוס ואנשי דת יכולים להיות מועמדים טובים
שלב 4. בקצרה את חברי הפאנל
וודא שחברי הפאנל שלך יודעים על פורמט בית העירייה, שאר חברי הפאנל, שיעור ההצבעה הצפוי והנושאים שעל הפרק. כל עוד הם מוכנים, הכינו אותם לדבר עם התקשורת לאחר מכן.
רצוי שהחברים שלך יגיעו ארבעים וחמש דקות עד שעה לפני הזמן, כך שתוכל לעבור על הפורמט והנושאים בפעם האחרונה
שלב 5. להרכיב צוות
כמה אנשי מפתח יצטרכו בכדי להבטיח שהפגישה תתנהל בצורה חלקה. כדאי שיהיה לך מישהו לדבר עם התקשורת, להושיב את האורחים ולהעביר חומרים כמו לפגוש סדר יום בפני חברי הפאנל והאורחים.
כל אלה עבודות טובות למתנדבים
שלב 6. הכינו חומרים מראש
לא משנה מה גודל הפגישה שלך, תצטרך כמה חומרים מודפסים כדי להתעלף לאורחים, לעיתונאים ולחברי הפאנל. סוג המפגש שאתה מנהל יכתיב את סוגי החומרים הספציפיים. לדוגמה:
- אם אתה מנהל פגישת הסברה, מומלץ להדפיס חשבונות ידיים או חוברות שיגעו בחלק מהמידע שתכסה בעירייה. לדוגמה, אם הבעיה שלך היא HIV בקהילה שלך, הדפס שטר יד שעובר על כמה נתונים סטטיסטיים חשובים על ההשפעה של HIV מקומית.
- בית עירייה עם מועמדים או פקידים פוליטיים עשוי לכלול מידע אודות עמדותיהם ומפלגות המועמדים או הפקידים כפי שהוא מתייחס לנושא הבריאותי שלך.
חלק 3 מתוך 3: הכנה למפגש
שלב 1. ודא שהתקשורת מופיעה
העיתונות היא קריטית לבניין עירייה מצליח. בין אם בית העירייה מתמקד בעריכת נושאים, הפצת מידע או פורום פוליטי, התהילה שלו תשפיע על הצלחת מטרות אלה ועל היכולת שלכם להרכיב בתי עירייה בעתיד.
- יהיה עליך לכתוב הודעות לעיתונות, לזהות את העיתונאים שמסקרים סיפורים על בריאות, ענייני קהילה או פוליטיקה ולהגיע אליהם מדי פעם.
- הודעה לעיתונות היא מסמך פשוט שנשלח לארגוני תקשורת המסביר אירוע ולמה הוא ראוי לציון. הודעה לעיתונות אורכת בדרך כלל פחות מדף.
- חדשות עוסקות באירועים אקטואליים, לכן עליכם להקפיד להדגיש בפני כתבים מדוע בניין העירייה הוא אירוע שכדאי לסקר כעת ולא מאוחר יותר. לדוגמא-השמנת יתר היא תמיד בעיה, אך היא יוצרת חדשות רק כאשר פרסום מחקר מתיימר להראות סיבה נוספת מדוע הוא גרוע.
שלב 2. פנה לארגונים בעלי דעות דומות
חברי ועדת התכנון שלך, חברי פאנל וחברים בארגונים קשורים שאינם חלק ישיר מבניין העירייה צריכים להיות מטופחים כדי לפרסם את האירוע.
אל תשכח לנצל משאבים כמו קמפוסים של מכללות, בתי חולים וסוכנויות ממשלתיות. פרסם עלונים המפרסמים את האירוע באותם מיקומים. הם יכולים להיות דרך מצוינת להגביר את הנוכחות
שלב 3. פגע במדיה החברתית
אל תשכח את הרשת הנרחבת של קבוצות גיליונות בפייסבוק וברשתות חברתיות אחרות. אל תגיע רק לארגוני לבנים ומרגמות עם אנשים על שכר העבודה. פרסם קבוצות פייסבוק, בלוגים ולוחות מודעות של ארגונים מתעניינים וקשורים.
וודא שחברי הפאנל והחברים שלך מקדמים את האירוע גם בטוויטר, בפייסבוק ובאינסטגרם
שלב 4. מרכיבים חבילות לחיצה
חבילת עיתונות מובחנת מהודעה לעיתונות בכך שהיא חבילת חומרים הניתנת לכתבים ביום אירוע ולא תמריץ לסקר אירוע. זה צריך לכלול:
- ההודעה לעיתונות.
- ביוגרפיות של חברי הפאנל והרמקולים.
- מידע על הנושא, כולל מחקרים רלוונטיים, סטטיסטיקות וסיפורים אישיים של אנשים מושפעים.
שלב 5. צפו לבלתי צפוי
לפעמים חברי הפאנל לא מראים. לפעמים מפגינים מציפים את המקום. סופת שלג עלולה לטאטא לאזור משום מקום. כמתכנן האירועים, עליך לתכנן את המקרים הללו על ידי הזמנת דוברים חלופיים או קביעת תאריכים חלופיים.
- אם בית העירייה שלך מוצף על ידי מפגינים, שינוי בפורמט עשוי להיות מתאים. אם הפורמט המקורי הוא שאלה ותשובה פתוחים, קבל במקום זאת שאלות מוקדמות. אם המפגינים נמצאים בחוץ, הזמינו אותם ושנו את הפורמט כדי לקדם את הגשת השאלות.
- עמדו בשורה אחת לדוברים חלופיים מהארגון או מהארגונים המשתתפים שלכם למקרה שדובר מתוזמן לא יופיע. אם בית העירייה מהווה פורום בין מועמדים פוליטיים, הדגיש זאת ללא הרף בפני התקשורת-מה שיגרום להם לרצות שהופיעו.
