שינויים בהליכים במקום העבודה מניבים בדרך כלל תוצאות חיוביות, חוסכים זמן וכסף לחברה או מקדמים סביבת עבודה חיובית יותר. השינוי מרגש עבור אלה שמתאימים אותו בקלות, אך עבור חלק מהעובדים השינוי עשוי להיות לא מוכר, מרגיז או אפילו מפחיד. הם עשויים להתקשות לקבל את הלא נודע, לגרום למצוקה, או שהם עלולים לפתח חרדות מהקפדה על המדיניות החדשה. כמנהיג במקום העבודה, תפקידך לוודא שכל מעבר יעבור בצורה חלקה ככל האפשר. למידה כיצד להציג וליישם נהלים חדשים במקום העבודה תסייע לעובדיכם לעבור לשינויים ביעילות תוך שמירה על מורל גבוה במקום העבודה.
צעדים
חלק 1 מתוך 3: עיצוב שינויים פרוצדורליים
שלב 1. היו מודעים לעלויות
אם אתה מיישם שינוי פרוצדוראלי כדי לחסוך כסף בשנים הקרובות, זה עשוי להיראות כמו בחירה ברורה. אך אם שינוי זה ידרוש התקנה יקרה של ציוד חדש, הכשרה מחדש משמעותית של כוח אדם או גיוס עובדים חדשים לתפקידים חדשים, ייתכן שיהיה עליך להשוות את העלויות בכדי לבדוק אם הם עולים על החיסכון והיתרונות לטווח הארוך. שוחח עם רואה חשבון על העלויות היחסיות מול החיסכון ארוך הטווח כדי לקבוע אם החברה שלך יכולה להרשות לעצמה ליישם את השינויים האלה, או נסה לבצע ניתוח עלות-תועלת פשוט.
- ניתוח עלות-תועלת משווה את העלויות הצפויות מול היתרונות הצפויים כדי לקבוע את התוכנית הטובה והחסכונית ביותר.
- כדי לבצע ניתוח עלות-תועלת פשוט, חלקו דף נייר לשתי עמודות. ציין את היתרונות בעמודה אחת ואת העלויות בעמודה השנייה. השווה את שתי הרשימות כדי לראות איזה דרך פעולה היא המועילה והחסכונית ביותר.
שלב 2. הקל על ההצגה
גם אם השינויים הפרוצדוראליים שאתה מציג ישנו באופן קיצוני את אופן הפעולה של העסק שלך, חשוב להפוך את השינויים האלה לקלים ליישום וליישום. אם בכלל אפשרי, נסה ליישם את השינויים החדשים בשלבים או בשלבים. כך יהיה לעובדים שלך קל יותר להסתגל ולהסתגל לנהלים החדשים.
במידת האפשר, יישמו שינויים באופן שיאפשר לעובדים להסתגל צעד אחר צעד. נסה להגדיל את השינויים הפרוצדורליים החדשים במשך מספר שבועות או אפילו חודשים כדי לאפשר הסתגלות אופטימלית
שלב 3. מדוד את הצלחתו
יש לבצע שינויים פרוצדוראליים משמעותיים מסיבה מסוימת. לאחר שקבעת מדוע אתה מבצע את השינויים האלה, חשוב למצוא דרך למדוד את ההצלחה היחסית של השינויים. אם השינויים אמורים לחסוך בעלויות, יש לערוך השוואת עלויות בכדי להעריך עד כמה השינויים היו יעילים לאחר מספר חודשים. אם השינויים אמורים לשפר את שביעות רצון הלקוחות, בצע סקרים ופקח עין על מספר הלקוחות החוזרים המרוצים מהשינויים שביצעת.
שקול להשתמש בכלי פיננסי בחינם או בעלות נמוכה כדי לעקוב אחר הצלחת החברה שלך לפני ואחרי יישום השינויים. אתה יכול למצוא כלים בחינם באינטרנט כמו inDinero או Corelytics, או להירשם לשירות חודשי מעמיק יותר מאותם ספקים
שלב 4. יש תוכנית בריחה
ברור שהתקווה שלך עם השינויים הפרוצדורליים החדשים היא שזה ישפר את המצב במקום העבודה. אבל מה עושים אם ההפך קורה בסופו של דבר? כל תוכנית טובה לשינויים פרוצדוראליים צריכה להיות בעלת תכנית גיבוי או, אם כל השאר נכשלת, תוכנית בריחה לנטוש את השינויים כליל.
- החליט אם תחזור לנהלים הישנים כברירת מחדל במקרה שהשינויים החדשים נכשלים, או שתיישם תוכנית גיבוי. אם בוחרים תוכנית גיבוי, יש תכניות קונקרטיות במקום לכל מקרה ועניין.
- ייתכן שתרצה להימנע מלספר לעובדים שיש לך תוכנית גיבוי או שאתה יכול לחזור לנהלים הישנים. אמירת הדברים האלה עלולה לגרום לך להיראות חלש או לא יעיל כמנהיג, וזה עשוי להגביר את ההתנגדות של העובדים לשינויים אם הם יודעים שדי התנגדות קולית תחזיר את הדברים כפי שהם היו.
חלק 2 מתוך 3: שמירה על ביטחון ושליטה
שלב 1. העבירו את החזון שלכם
אם אתה סבור שהשינויים הפרוצדורליים שאתה מבצע ישפרו את החברה ו/או את מקום העבודה, דווח על כך. ספר לעובדים שלך כיצד אתה רואה את החברה בעוד שנה מהיום, ופרס את האסטרטגיות (כולל שינויים פרוצדורליים אלה) שיעזרו להביא את החברה למקום שבו אתה מאמין שהיא צריכה להיות.
- שתף את העובדים שלך בחזון שלך. היה ברור ותמציתי בתיאור מה שאתה רוצה עבור החברה שלך.
- להבין את העובדים שלך.
- העצים את העובדים שלך על ידי כך שהם יכולים להביע את דעתם, חששותיהם ומשוב כולל על השינויים שאתה מציע. עם זאת, אל תאבדו את המבנה הארגוני של החברה שלכם.
- החליטו האם עדיף לתקשר את החזון שלכם ולהודיע על שינויים באופן אישי או באמצעות דוא"ל. סוגיות דחיפות מועברות בצורה הטובה ביותר באופן אישי, וניתן להתעלם מהודעות כתובות/אימיילות בקלות.
טיפ מומחה
Lily Zheng, MA
Diversity, Equity & Inclusion Consultant Lily Zheng is a Diversity, Equity, and Inclusion Consultant and Executive Coach who works with organizations around the world to build more inclusive and innovative workplaces for all. Lily is the author of Gender Ambiguity in the Workplace: Transgender and Gender-Diverse Discrimination (2018) and The Ethical Sellout: Maintaining Your Integrity in the Age of Compromise (2019). Lily earned her MA in Sociology from Stanford University.
Lily Zheng, MA
Diversity, Equity & Inclusion Consultant
Help prepare the workforce ahead of time
Leading up to a procedural change in the workplace, share information about why that change is occurring, if you can. That will help reduce some of the anxiety that can occur around change.
שלב 2. מכור את השינוי
לא משנה אילו שינויים פרוצדורליים במקום העבודה אתה מנסה ליישם, ייתכן שזה לא מספיק פשוט להגיד לעובדים שלך "ככה זה יהיה מעכשיו". כמנהיג, זה התפקיד שלך להוביל, וזה אומר להביא את העובדים שלך מאחורייך ב -100%. לאחר שהודעת על השינויים, מכור אותם לעובדים שלך. עזרו להם להבין מדוע שינויים אלה טובים לחברה ובסופו של דבר טובים לעובדים.
- ספר לעובדים שלך את המוטיבציה שלך (או של החברה) ליישום שינויים אלה. אם השינויים יחסכו כסף, אז אמור זאת. אם הם ייצרו סביבת עבודה טובה יותר, הודע לכולם. לא משנה מה המוטיבציה, הבהירו כי יתרונות השינויים הללו יעלו על העלויות ובעיות הביצוע.
- ציין מדוע הדרך הישנה לעשות דברים הייתה פסולה או לא יעילה. ניגוד ברור עשוי להקל על העובדים להבין מדוע היה צורך בשינוי זה.
שלב 3. הסר אי וודאות
אחת הסיבות הגדולות ביותר שהעובדים מתנגדים לשינוי היא הפחד שהם חשים מפני הלא נודע. אם יש אי ודאות לגבי אופן הפעולה של העסק השוטף, או לגבי התפקידים הספציפיים מאוד שאתה ועובדיך ימלאו בשינויים אלה, יהיה עליך להסיר את אי הוודאות. אתה יכול לעשות זאת על ידי צפייה בשאלות, ספקות וחששות שעובדים שלך עשויים להקל עליהם לפני שהם עולים.
- הקפד על תכנון האופן שבו העסק יתנהל ומה השינויים (אם בכלל) שיתרחשו בתפקידי העובדים שלך. יידע אותם שתפקידיהם לא ישתנו, או אם תפקידיהם יושפעו באופן כלשהו, אז היה ברור לגבי זה מההתחלה.
- נסה למסגר שינויים פרוצדוראליים כך שהעובדים יראו בשינויים אלה שיפור באופן עבודתם. אם תסיר את הספק סביב הודעות פרוצדורליות מעורפלות ותמסגר מחדש את השינויים כדרך ליצור סביבת עבודה טובה יותר או סדר פעולות חלק יותר, סביר להניח שהעובדים שלך יהיו יותר על הסיפון.
טיפ מומחה
Lily Zheng, MA
Diversity, Equity & Inclusion Consultant Lily Zheng is a Diversity, Equity, and Inclusion Consultant and Executive Coach who works with organizations around the world to build more inclusive and innovative workplaces for all. Lily is the author of Gender Ambiguity in the Workplace: Transgender and Gender-Diverse Discrimination (2018) and The Ethical Sellout: Maintaining Your Integrity in the Age of Compromise (2019). Lily earned her MA in Sociology from Stanford University.
לילי ג'נג, MA יועצת גיוון, הון והכלה < /p>
המומחה שלנו מסכים:
כאשר יישמו שינויים פרוצדוראליים ונקבעו כללים או קווים מנחים חדשים, היה ברור אילו היבטים של השינוי לא יהיו ניתנים למשא ומתן ואילו גמישות מובנית בהם. לדוגמה, אתה יכול לומר,"
שלב 4. הזמן נכון
כמה מומחים עסקיים מייעצים כי תזמון הודעה פרוצדוראלית עשוי להיות הגורם הגדול ביותר להעלאת עובדים. אין חוק חד משמעי לגבי העיתוי הנכון, שכן כל מצב ומקום עבודה הוא שונה, אך הכרת השינויים המשפיעים על העובדים שלך עשויה לעזור לך לתזמן את ההכרזה והיישום קצת יותר טוב.
- אם ההליכים החדשים ידרשו הכשרה נוספת, נסה לתזמן את יישום ההליכים באופן שייתן לעובדיך זמן מספיק להתכונן. לדוגמה, אל תודיע על נהלים חדשים ביום שישי אם הם ייכנסו לתוקף ביום שני שלאחר מכן. זה עשוי לדרוש מהעובדים להיכנס בסוף השבוע לאימונים או להתאמץ כדי להבין את הדברים ביום בו השינויים יעלו.
- אם זה אפשרי, הודיע על שינויים פרוצדוראליים מספר שבועות לפני שהם יתקיימו. זה ייתן לכולם הזדמנות לקרוא את ההליכים החדשים, להבין במה הם שונים מהישנים וללמוד כיצד לבצע את השינויים הדרושים.
חלק 3 מתוך 3: יישום שינויים
שלב 1. אל תאבד את זהות החברה שלך
שינויים פרוצדורליים הם בדרך כלל טובים, אך הם לא צריכים להיות כל כך קיצוניים שהעובדים שלך כבר לא מזהים את החברה - לפחות לא בין לילה. זכור כי בנוסף לנוחות המוכרת, רבים מעובדיך עשויים להיות נאמנים ומסורים לחברה בשל תדמיתה/זהותה או משימתה המקורית. זה בסדר להעביר את ההיבטים האלה באמצעות תוכנית ארוכת טווח, אך ביצוע שינויים קיצוניים בפרק זמן קצר עשוי להרחיק או להבהיל את העובדים הנאמנים ביותר שלך.
שלב 2. חפש קלט
מידת שביעות הרצון של העובדים שלך תהיה אחד המדדים הטובים ביותר עד כמה השינויים היו יעילים. חלק מהעובדים יתנגדו, כמובן, לשינויים לא משנה מה יקרה, אך עובדים אחרים עשויים לאהוב את הכיוון הכולל תוך שהם מסתייגים מהשימוש של השינויים הללו.
- דרך קלה להבטיח את שביעות רצון העובדים ולהעריך את השינויים העתידיים שעשויים להיות נחוצים היא לבקש משוב משוב על השינויים. הודע להם שאמנם אינך פתוח לשנות את השינויים, אך אתה מעריך את תשומת ליבם ושיתוף הפעולה של העובדים בכל הנוגע לאופן יישום השינויים הללו.
- שקול להקים צוות משימה או ועדה שתבקש משוב על אופן יישום השינויים וקלט כיצד ניתן ליישם את השינויים בצורה מוצלחת יותר.
שלב 3. תגמול ביצועי העובד
אחת הדרכים לסייע להעלות את העובדים לשינויים פרוצדוראליים חדשים היא ליצור מטרות לטווח קצר לעובדים שלכם ולתגמל את מי שעומד ביעדים אלה. זה אולי נראה כמו מהלך לא משמעותי, אבל זה יכול לסייע בבניית תמיכה בשינויים ולהשרות רצון עז ליישם את השינויים האלה.
טיפים
- העלה את העובדים שלך לסיור והתחבר לשינויים בהליכים מוקדם ככל האפשר.
- נסה לבקש עזרה מעובדים עם החלק התכנוני או היישום של תהליך זה.
- עודד גמישות במקום העבודה. ככל שהעובדים שלך מסתגלים לשינויים טוב יותר, כך תהליך זה יהיה קל יותר עבור כולם.
