על פי חוק בטיחות ובריאות תעסוקתית (OSHA), לעובדיך יש את הזכות להסגיר אותך לכל מספר הפרות בטיחות הקשורות לעבודה, כולל שימוש בחומרים מסוכנים, הגנה מפני אש או חשיפה לרעש. הידיעה כיצד להגיב לתלונת OSHA, וקיימת מערך נהלים קיים, תעזור לחברתך להישאר בעסקים ולענות על כל הצרכים הרגולטוריים בהם מתייחסת התלונה.
צעדים
חלק 1 מתוך 4: תגובה לשיחת הטלפון הראשונית
שלב 1. אל תיבהל
קבלת תלונה של OSHA כנראה תזעזע אותך, אך אל תיבהל! כל שעליך לעשות הוא להישאר רגוע ומכבד, להקשיב היטב ולפעול לפי ההנחיות, לבצע את כל השינויים הדרושים ולשלוח מכתב תשובה המציג זאת. למעשה, תלונת OSHA שלך צריכה להיפתר תוך מספר ימים.
שלב 2. הקשיב היטב
כאשר אתה מקבל את שיחת הטלפון הראשונית המודיעה לך על תלונת OSHA, הקשיב היטב לנציג בטלפון. הימנע מלשאול שאלות! פשוט תהיה מקצועי ככל שאתה יכול ורשום את כל המידע.
שלב 3. הימנע מלהודות או להסביר דבר
בזמן שאתה בטלפון עם הנציג, הימנע מלהודות, להכחיש או להסביר אחרת. עכשיו זה לא הזמן לזה. פשוט הקשיב וקלט כמה שיותר מידע. במהלך שיחת טלפון זו, החזק את לשונך.
אתה יכול להגיד משהו כמו "אני לא יכול לאשר או להכחיש את הטענות האלה", או פשוט, "זו לא מדיניות החברה שלנו להגיב מייד"
שלב 4. הביע דאגה אמיתית
לאחר ששמעת מה יש לנציג לומר, הקדש רגע להביע דאגה אמיתית ומקצועית. הבהר שאתה מתייחס לתלונה זו ברצינות רבה.
אתה יכול להביע את הדאגה שלך ישירות על ידי אמירת "אני מתייחס לתלונה זו ברצינות רבה. בטיחות העובדים ומקום העבודה שלי חשובה לי מאוד"
שלב 5. הודיע על כוונתך לציית
הסבר כי בכוונתך לבדוק את הטענות בעיון בעת קבלת מכתב התלונה הרשמי, ולציית להוראות המפורטות בתוכו. הבהיר כי תעשה כל מה שצריך על מנת לפתור תלונה זו ולתקן את המצב.
אתה יכול לומר, "יש לי כל כוונה לבדוק את העניין ולתקן בעיות בהקדם האפשרי."
שלב 6. תודה לנציג OSHA
בסוף שיחת הטלפון, הקפד להודות לנציג על זמנו. זה עוזר לסגור את התקשורת בנימה חיובית ומקצועית.
חלק 2 מתוך 4: מענה למכתב התלונה
שלב 1. סקור את תקני OSHA המצוטטים במכתב
מהר מאוד לאחר שיחת הטלפון שלך, אתה אמור לקבל תכתובת פקס מ- OSHA. זהו מכתב התלונה הרשמי שלך. עיין במכתב זה בעיון רב, וקבע את מהות התלונה.
שלב 2. פרסם עותק של מכתב התלונה שלך
על פי הוראות OSHA, עליך לפרסם עותק של מכתב התלונה שלך על לוח מודעות של החברה, שם כל העובדים עשויים לראות זאת.
- על הציטוט להישאר מפורסם במשך שלושה ימי עבודה (לא כולל סופי שבוע או חגים) או עד לתיקון הבעיה.
- זה חייב להיעשות גם אם אתה מערער על הציטוט.
שלב 3. חתום ופקס בחזרה את "תעודת הפרסום"
"לאחר שפרסמת עותק של מכתב זה בו יוכלו העובדים שלך לראות, חתום על" תעודת הפרסום "המצורפת והחזר אותו למספר המסופק. שמור את קבלת הפקס שלך כהוכחה.
שלב 4. חקור את הטענות
בדוק כל רכיב של תלונת OSHA ביסודיות ככל שתוכל. גם אם אתה מוטרד מהתלונה, או אם אינך מניח מלאי רב בלגיטימיות שלה, חפש תחומים שצריך לטפל בהם או לשפר אותם.
שלב 5. תניע את תוכנית התיקון שלך
לאחר שבדקת את כל הבעיות הפוטנציאליות, תכנן תוכנית לתיקון והפעל מיד את התוכנית שלך. רשום שינויים חשובים באמצעות תמונות, קבלות או תיעוד אחר.
חלק 3 מתוך 4: ניסוח מכתב התשובה שלך
שלב 1. פעל במהירות
עליך לנסח את מכתב התשובה שלך לא יותר משלושה ימים לאחר קבלת מכתב התלונה שלך. לאחר קבלת התלונה, יש לך רק חמישה ימים לטפל במלוא המצב ולשלוח תשובה, אז אל תבזבז זמן.
שלב 2. השתמש בפורמט ברור
התבונן היטב באופן שבו מכתב התלונה שלך מעוצב, שים לב לנוסח המשמש ושם לב לטון. תרצה להתאים את הפורמט ואת הטון של המכתב שקיבלת.
- פנה למכתב שלך המשקף את המידע על מכתב התלונה שקיבלת (כולל שם הנציג שחתם על מכתב התלונה שלך).
- כלול את מספר התלונה הרשמי שלך בשורת הנושא.
- התאם את הצדעה של מכתבך לזה המשמש במכתב התלונה.
- ציין את כוונותיך במכתב (למשל להתייחס לטענות ולהציג את ממצאיך) בהקדמה שלך.
שלב 3. הגבל את עצמך לעובדות
בשאר מכתבך ציין את העובדות בפשטות ובהירות ככל שתוכל. זה לא המקום לדבר על עובד, לנסות להכחיש את הטענות או לנסות להטיל אשמה על אחרים. התלונה שלך תיפתר מהר ביותר אם תתייחס פשוט לחיובים ותסביר מה עשית כדי לתקן את המצב.
לדוגמה, אתה יכול לומר, "ב -5 בנובמבר קיבלתי תלונה של OSHA מספר 2845. במהלך היומיים הקרובים חקרנו את האזכורים 1-3 וקבענו פעולות מתקנות. ב -7 בנובמבר תיקנו את ציטוט 1 (שימוש לא נכון מכסה אדים) על ידי החלפת הציוד (ראו קבלה ותמונה מצורפים"
שלב 4. ספק תיעוד
שלח את מכתבך יחד עם כל ניירת משלימה שתסייע לך לסגור את התיק שלך. זה עשוי לכלול הזמנות רכישה, קבלות, תוצאות ניטור, פרטי יצירת קשר עם ספק/קבלן, תמונות או כל מסמך אחר המאמת את השינויים שביצעת.
שלב 5. שלח את המכתב
התאם לשלוח את המכתב בדואר מוסמך (עם בקשת חתימת קבלה), או באמצעות שליח פרטי. אל תשכח את המועד האחרון לחמישה ימים!
שלב 6. התקשר ומעקב
אם לא שמעת דבר בתלונך עד תום שלושה ימי עסקים לאחר מועד קבלתך הצפוי, התקשר ומעקב. הכינו את מספר התיק שלכם ובקשו דו ח מצב.
שלב 7. התכונן לבדיקה
ייתכן שמפקח OSHA עשוי להופיע ללא התראה למתקן שלך. היו אדיבים, מקצועיים ואדיבים, וענו רק על שאלות ספציפיות בהן מטפל המפקח.
שלב 8. שלם קנסות
בהתאם לאופי וחומרת התלונה, ייתכן שתתבקש לשלם גם קנס. קנס זה יש לשלם תוך 15 ימי עבודה מיום קבלת הציטוט על ידי שליחת צ'ק ישירות ל- OSHA. עד לקבלת התשלום שלך, התיק שלך לא ייפתר.
חלק 4 מתוך 4: ערעור על תלונה של OSHA
שלב 1. בקש כנס בלתי פורמלי
אם אתה שוקל להתנגד לתלונתך, מומלץ מאוד להתקשר ולבקש ועידה בלתי פורמלית עם נציג OSHA מקומי. במהלך כנס זה תוכל להבין טוב יותר את אופי ההפרה שלך, לדון בשיטות תיקון, לדון באפשרויות הסדר ואולי אף לפתור ציטוטים ועונשים שנוי במחלוקת.
זה יכול להיעשות גם אם הכוונה שלך היא לציית באופן מלא, או אם אינך בטוח איזה קורס לקחת
שלב 2. טיוטה ושלח "הודעה על כוונה לתחרות
”אם הגעת למסקנה כי רכיב כלשהו בתלונה אינו מופרך, או אם אינך מסכים עם האגרה שהוקצתה או תאריך ההפחתה, עליך להגיש הודעה על כוונה רשמית לתחרות תוך 15 ימי עבודה מיום קבלת ציטוטך. על מכתבך לציין בדיוק מה עומד במחלוקת-הציטוט, חלק מהציטוט, סכום העמלה או תאריך ההפחתה-בצורה הכי ברורה שאתה יכול. לאחר מכן שלח הודעה זו באמצעות דואר מוסמך.
לדוגמה, אתה יכול לומר, "אני רוצה לערער על הציטוט והעונש המוצע על סעיפים 2 ו -3 לציטוט שפורסם ב -5 בנובמבר 2015."
שלב 3. המתן ל- OSHRC לתזמן שימוע
ברגע שתתקבל הודעת הכוונה לתחרות שלך, התיק שלך יעמוד לדין רשמית. מועדי ההפחתה והתשלום שלך יושעו עד לקבלת החלטה, והתיק שלך יועבר ל- OSHRC. OSHRC היא סוכנות עצמאית הנפרדת ממשרד העבודה. OSHRC יקבע דיון בעניינך.
שלב 4. השתתף בדיון
לאחר שתקבע את מועד השמיעה, תרצה להתחיל בהכנות לשימוע, וודא שאתה יכול להשתתף. ייתכן שתרצה להשיג מועצה משפטית, שתסייע לך להציג את התיק שלך. מעסיקים ועובדים זכאים להשתתף בדיון זה.
שלב 5. בחר לקבל או לערער על ההחלטה
בדיון זה תתקבל החלטה, או שמירה על הציטוט הראשוני ושכר הטרחה, שינוים בהתאם להתמודדות הספציפית שלך, או דחייתם. לאחר מכן יש לכל אחד מהצדדים הזדמנות לקבל את ההחלטה או להגיש ערעור להמשך בירור על ידי ה- OSHRC. אם התיק עדיין לא נפתר, הוא יעבור לבית המשפט הפדרלי.
טיפים
- כבד את זכויות העובדים שלך להגיש תלונה של OSHA. סעיף 11 (ג) לחוק בטיחות ובריאות תעסוקתית אוסר על כל עסק לשחרר עובד או לנקום נגדו בגלל השריקה או הגשת תלונת OSHA.
- אל תשאל שאלות או תירוץ כאשר אתה מתמודד עם OSHA. במקום זאת היו פשוטים ותמציתיים בתקשורת שלכם איתם, והתמודדו רק עם התלונה שעל הפרק.
- אם חוקר OSHA מופיע בבית העסק שלך, אינך נדרש לאפשר להם להיכנס עד שכל אנשי ההנהלה יהיו באתר. הודע לכל עובדת הקבלה ומאבטחי העובדה על כך.
- אם בעיה זו אינה נפתרת במהירות, מומלץ לפנות לייעוץ משפטי.
