קבצים אישיים יכולים להפוך בקלות ובמהירות ללא מאורגנים. ככל שהקבצים שלך יהיו יותר לא מאורגנים כך יהיה קשה יותר למצוא אותם שוב בעתיד. כדי לעזור לקל ולמצוא את הקבצים האישיים שלך, תרצה להקדיש זמן ולארגן אותם כראוי. המערכת המדויקת שבה אתה משתמש תהיה תלוי בך. עם זאת, ישנן כמה שיטות בסיסיות לארגון קבצים אישיים שתוכל להשתמש בהן כדי לסייע לך לסדר את הקבצים שלך.
צעדים
חלק 1 מתוך 4: שימוש בשיטות הארגון הבסיסיות
שלב 1. שמור על זה פשוט
הנקודה ביצירת מערכת הגשה היא להקל על עצמך. תרצה להימנע מכך שהמערכת שלך תהיה מסובכת מדי או מבלבלת מדי. שמירה על המערכת שלך פשוטה ככל שתוכל תעזור לך להגיש או לאחזר בקלות את כל המסמכים שאולי תצטרך לעבוד איתם.
- תשלח רק מה שאתה צריך. אחסון יותר מדי עלול להפוך את המערכת שלך למסורבלת וקשה לשימוש.
- הימנע ממורכבות מיותרת במערכת הקבצים שלך.
- זרוק קבצים שאתה בטוח שאתה כבר לא צריך.
שלב 2. השתמש בכמות העומק הנכונה במערכת שלך
זה עשוי להיות מפתה ליצור הרבה קטגוריות ותתי קטגוריות שונות כדי שהקבצים שלך יתאימו. עם זאת, מומלץ ליצור רק קטגוריות ברמה רחבה ולהשתמש בכמה שתצטרך בהחלט. יצירת יותר מדי קטגוריות עלולה לגרום למערכת תיוק מסורבלת ולא יעילה. הקפד ליצור את העומק הארגוני הנכון במערכת שלך בכדי שהיא תמשיך לפעול בצורה חלקה.
- הימנע מייצור קטגוריות משנה מפורטות מדי עבור המערכת שלך. לדוגמה, "קבלות, מזון, לחם" יהיה מפורט מדי מכדי שיהיה שימושי.
- פשוט שיש לך קטגוריה לקבלת קבלות חודשיות או שבועיות עשוי להיות מתאים יותר למערכת התיוק שלך.
- קיום מדור ללקוחות ולאחר מכן סידורם באלפבית הוא דוגמא לרמת עומק אפקטיבית.
שלב 3. קל למצוא את הקבצים שלך
מערכת התיוק שלך תרוויח מאוד מכך שיש רמזים חזותיים ברורים המאפשרים לך לדעת בדיוק היכן מאוחסן משהו. הפיכת החלקים במערכת הקבצים שלך לברורים תעזור לך לאתר פריט במהירות או להגיש אותו משם. זכור כמה מהטיפים הבאים כאשר אתה מבליט את הקבצים שלך:
- השתמש בתיקיות צבעוניות כדי לציין קטגוריות או קטעים מסוימים.
- נסה לשמור רשימה נוחה של הצבעים והקטגוריות שהקצית להם.
- השתמש במכונת תוויות כדי לתייג את הקבצים שלך בצורה ברורה.
- עקוב אחר חיתוך התיקיות שלך. נסה להשתמש רק בתיקיה אחת לחתוך לכל קטגוריה או מקטע.
שלב 4. חשוב על סוגי מיכלי הקבצים שתזדקק להם
לפני שתוכל לארגן את הקבצים שלך, תצטרך למצוא משהו שישים אותם. איזה סוג של מכולות קבצים אתה משתמש יהיה תלוי בכמות הקבצים שאתה צריך לאחסן, עד כמה הם חשובים, ממדי המסמכים והתדירות שבה אתה צריך לגשת אליהם. עיין בכמה מהטיפים הבאים כדי לקבל מושג אילו מיכלי קבצים עשויים להתאים לך:
- אם אתה צריך לאחסן מסמכים חשובים מאוד, שקול לרכוש מיכל אחסון חסין אש.
- מציאת חותמת מעבדת החתמים על מיכל יכולה להצביע על כך שהמיכל יגן על הקבצים שלך במשך כשעה באש עם טמפרטורות של 1700 מעלות פרנהייט.
- עבור קבצים רגילים, ייתכן שתרצה לרכוש ארון תיעוד בסיסי. עבור קבצים רגישים או חסויים, שקול לרכוש ארון תיוק מאובטח יותר או כספת.
- תרצה לוודא שבמיכל התיוק שלך יש מספיק מקום להכיל את כל הקבצים שלך.
- אם יש לך מסמכים בגודל יוצא דופן, בדוק שהם יוכלו להתאים למיכל האחסון שלך. לדוגמה, מסמכים בגודל משפטי עשויים להשפיע על גודל התיקייה הדרושה, כמו גם על ממדי האחסון.
חלק 2 מתוך 4: ארגון המסמכים שלך
שלב 1. אסוף את כל המסמכים שלך
לפני שתוכל להתחיל לארגן את המסמכים שלך, תרצה לוודא שיש לך את כל המסמכים שלך לפניך. אל תדאג לגבי האופן שבו הקבצים שלך מסודרים או מסודרים עדיין. לעת עתה, אסוף את כל המסמכים שלדעתך צריך לאחסן והתכונן למיין אותם.
- הוצא מסמכים ישנים שכבר סידרת. ייתכן שתרצה לסדר אותם מחדש כך שיתאימו למערכת החדשה שאתה יוצר.
- ודא שאספת את כל המסמכים האחרונים שלך ומוכנים למיון.
שלב 2. מיין את הקבצים שלך לפריטים פעילים וארכיון
כשאתה מארגן את הקבצים שלך, זה יכול להיות מועיל להרכיב אותם לשתי קטגוריות עיקריות: קבצים פעילים שאתה צריך לעבוד איתם וקבצים ארכיוניים שאתה צריך לאחסן אותם. זה יעזור לך לגשת לקבצים שבהם אתה משתמש לעתים קרובות יותר ולשמור בצורה מסודרת את הקבצים שלא תזדקק להם גישה מיידית אליהם.
- קבצים פעילים הם מסמכים שעדיין עליך לטפל בהם, להפנות אליהם או לגשת אליהם לעתים קרובות.
- קבצי ארכיון הם מסמכים שלא תזדקק להם בעתיד הקרוב, אך עדיין עליך לשמור אותם.
שלב 3. צור ותייג את הקטגוריות המתאימות למערכת שלך
לאחר איסוף הקבצים שלך במקום אחד, תוכל לערוך מלאי מהיר של אותם. בזמן שאתה בודק את הקבצים שלך, שים לב לקטגוריות הכלליות שהן עשויות להתאים. כתוב קטגוריות אלה כדי ליצור את המערכת הארגונית הבסיסית שבה תשתמש בקבצים שלך. תסתכל על כמה מהקטגוריות הנפוצות האלה כדי לקבל מושג באילו קטגוריות אתה עשוי להשתמש:
- רישומים משפטיים עם קטגוריות משנה כגון תעודות לידה, תעודות פטירה או מסמכי נישואין.
- מסמכים פיננסיים המכסים את הסיכומים הכספיים שלך בעבר, פרטי כרטיס אשראי, דוחות אשראי או סיכומים פיננסיים שנתיים.
- רשומות רכוש.
- מסמכים אישיים כגון תעודות, רישומי תעסוקה, רישומי בריאות ופוליסות ביטוח.
שלב 4. הקלט מסמכי אחסון לטווח ארוך
הכנס מסמכים שסימנת כקבצי ארכיון למיכל האחסון לטווח ארוך שלך. לא ניתן לגשת לקבצים אלה לעתים קרובות, לכן ודא שהם ממוקמים בקטגוריות המתאימות שלהם במערכת התיוק לצורך אחזור מאוחר יותר. סביר להניח כי קבצי ארכיון יהוו את רוב המסמכים המוגשים והמאורגנים שלך.
- ניתן לחלק אחסון לטווח ארוך לשתי קטגוריות נוספות: קבצים קבועים וקבצים "מתים".
- קבצים קבועים עשויים לכלול מסמכים חינוכיים, מסמכי תעסוקה או מסמכים חשובים אחרים שאולי עדיין תצטרך לגשת אליהם.
- קבצים "מתים" הם מסמכים שאולי לא תצטרך לגשת אליהם שוב. רשומות מס ישנות עשויות להתאים לקטגוריה זו. עם זאת, זכור כי יש לשמור את החזרי המס למשך שבע שנים.
שלב 5. הכנס את המסמכים הנוכחיים שלך למקטע המסמכים הפעיל שלך
מסמכים שתשתמש בהם לעתים קרובות או שעדיין תצטרך לעיין בהם, יצטרכו להכנס למקטע המסמכים הפעילים שלך. סעיף זה במערכת התיוק שלך יאפשר לך לגשת במהירות למסמכים שאינם לגמרי מוכנים לארכיון. להלן ארבע קטגוריות המסמכים הפעילות הנפוצות ביותר שתוכל לשקול להשתמש בהן:
- מסמכים שעדיין דורשים את תשומת ליבך.
- מסמכים שעדיין עליך לקרוא או לסקור.
- חשבונות שאתה עדיין צריך לשלם.
- מסמכים שמוכנים לעבור לאחסון לטווח ארוך.
חלק 3 מתוך 4: ארגון קבצים אלקטרוניים
שלב 1. התחל עם קטגוריות רחבות ואז נהיה ספציפי יותר
בדיוק כמו בקבצים הפיזיים שלך, תרצה להתחיל בקטגוריות הרחבות ביותר שאליהן הקבצים שלך מתאימים. לדוגמה, אם אתה קבלן עצמאי, ייתכן שתרצה לארגן את התיקים שלך על ידי מעסיק. כלומר, צור תיקייה אחת לכל אחד מהם. לאחר מכן, עליך לפצל את הקבצים שלך בתוך כל קטגוריה רחבה לקבצים קטנים יותר. המשמעות היא שניתן לפצל את תיקיות המעסיקים שלך לתיקיות שונות המכילות מידע על כל פרויקט אצל אותו מעסיק.
- שקול להישאר עקבי בכל קטגוריה רחבה. כך יהיה קל יותר למצוא את הקבצים שלך. לדוגמה, ייתכן שתקיית המשנה של כל פרויקט תכלול קבצים כמו "מסמכי פרויקט", "חיוב" ו"תקשורת ".
- תוכל גם לארגן תיקיות באופן רחב לפי שנה אם זה נראה קל יותר או רלוונטי יותר לקבצים שלך.
שלב 2. סרוק או הורד קבצים שכבר אין לך באופן אלקטרוני
זה יכול להיות מועיל לשמור את כל הקבצים שלך באופן אלקטרוני במקום אחד. למרות הזמן הנדרש, עליך לנסות לסרוק כמה שיותר מהמסמכים הפיזיים שלך על מנת שניתן יהיה לשמור אותם ולגבות אותם באופן אלקטרוני. בנוסף, הקפד להוריד את כל הקבצים המוחזקים באינטרנט במקומות אחרים, למקרה שאתר האינטרנט המארח יהפוך לנגיש כאשר תזדקק שוב לקבצים. ארגן את הקבצים האלה כמו כל אחד אחר.
שלב 3. תן לקבצים שלך שמות ספציפיים
שמות הקבצים צריכים להיות מובנים וייחודיים בקלות. כלומר, אתה אמור להיות מסוגל להסתכל על שמות הקבצים שלך ולדעת מיד מה יש בהם. נסה לכלול תאריך, מסמן של התיקיות שיכילו את הקובץ ומתאר בודד. לדוגמה, קובץ חיוב שנוצר ביוני 2016 עבור הלקוח שלך X Corp עשוי להיקרא "0616_XCorp_Invoice_2". זה יאפשר לך לדעת מה בדיוק מכיל הקובץ מבלי לקחת את הזמן לפתוח אותו.
לא משנה באיזו מערכת אתה משתמש לשם הקבצים שלך, הקפד לעשות זאת בעקביות. לאחר שבחרת מערכת, הישאר עם זה; יהיה קשה לחזור ולשנות את שם כל הקבצים שלך מאוחר יותר
שלב 4. גבה את הקבצים שלך באופן קבוע
הסכנה העיקרית של שמירת קבצים אלקטרוניים היא שהמידע שלך חשוף לאובדן כתוצאה מהתנגשות מחשב. היו מוכנים לכך על ידי גיבוי קבוע של הקבצים שלכם לשירות גיבוי מקוון, תקליטורים או כונן קשיח חיצוני. הקפד לתייג את התקני האחסון האלה בצורה ברורה כפי שתווית את הקבצים שלך. אם יש ברשותך כונן או תקליטורים חיצוניים, שקול לשמור אותם במקום בטוח הרחק ממגוריך הראשוניים כדי למנוע אובדן מוחלט כתוצאה משריפה או אסון טבע.
חלק 4 מתוך 4: תחזוקת מערכת התיוק שלך
שלב 1. שמור על קשר עם המערכת שלך
לאחר שיצרת את מערכת המילוי שלך, תרצה להמשיך להשתמש בה כפי שהתכוונת. התרחקות רבה מדי, התעלמות מפריטים שצריכים להיות מוגשים או הגשת פריטים בצורה לא נכונה יכולים לבטל את העבודה הקשה שהשקעת. ודא שאתה עוקב אחר מערכת התיוק שלך כדי שתמשיך לפעול עבורך.
- מדי פעם חיפוש קבצים שאינם במקומם יכול לעזור לשמור על סדר המערכת שלך.
- אל תזניח את הגשת המסמכים הפעילים שלך באחסון המסמכים הארכיוני שלך.
שלב 2. הסר קבצים ישנים
חלק מהקבצים נחוצים לאחסון למשך פרק זמן ארוך. עם זאת, מערכת התיוק שלך תהיה סופית בגודלה ותדרוש ממך להסיר באופן קבוע קבצים שאינם נחוצים עוד. עשבים שוטפים של מערכת הקבצים שלך יעזרו לשמור על תקינות המערכת ולתפקד כראוי.
- יש לאחסן מסמכים פיננסיים ישנים רבים במשך שנים.
- ייתכן שיהיה צורך לאחסן תקציבים ישנים, דוחות כספיים או מדיניות שנתית לשנה אחת בלבד.
- הסרת קבצים ישנים תיצור מקום למסמכים נכנסים.
- להיפטר מקבצים שאינם נחוצים יקל על מציאת מסמכים שאתה אכן צריך.
- אותו דבר לגבי קבצים אלקטרוניים. מחק כל מסמך כפול, מיושן או מיותר מפרויקטים קודמים.
שלב 3. העבר לארכיון קבצים אלקטרוניים ישנים
ניתן לשמור בארכיון קבצים ישנים שעדיין רלוונטיים או שאפשר לחזור אליהם יום אחד. המשמעות היא לאחסן אותם הרחק ממערכת התיוק הסטנדרטית שלך אך לשמור אותם מסודרים ונגישים. שקול להגדיר קטגוריה רחבה נוספת לקבצים שהועברו לארכיון. העבר קבצים שאינם בשימוש לתיקייה זו כאשר עיצוב תיקיית המשנה שלהם שלם. אם אתה רוצה להרחיק את הקבצים שהועברו לארכיון במסך הקבצים שלך, נסה להציב "z" מול שם הקובץ כך שהוא יגיע לתחתית סדר הקבצים האלפביתי שלך. לדוגמה, אתה יכול לקרוא לזה "z_archive" או משהו דומה.
שלב 4. ייעל את מערכת התיוק שלך
לסדר את הקבצים שלך ולשמור אותם כך יכולים שניהם להועיל בכל הקשור לארגון האישי שלך. עם זאת, תמיד יהיה מקום לשיפור במערכת התיוק שלך. כאשר אתה ממשיך לעבוד עם מערכת התיוק שלך, עקוב אחרי כל השיפורים שתוכל לבצע כדי להפוך אותה ליעילה עוד יותר.
- ייתכן שתרצה להיפטר מקטגוריות שלא נראה שאתה משתמש בהן.
- ייתכן שיהיה צורך לחלק קטגוריות שנמצאות בשימוש יתר על המידה לקטגוריות קטנות יותר.
