אם אתה עובד במשרד רפואי, או שאתה מתחיל בפועל משלך, קביעת פגישות למטופלים היא אחת המשימות החשובות ביותר שלך. שמירה על לוח הזמנים של הפגישות תבטיח שאף מטופל לא "ילך לאיבוד" במערכת וכי גם למטופלים וגם לרופאים תהיה חוויה נעימה במשרד. בינתיים, מיקסום הפרודוקטיביות בלוח הזמנים שלך יאפשר לך להזמין פגישות נוספות ולהגדיל את הכנסות משרדך.
צעדים
שיטה 1 מתוך 3: הקמת מערכת לתיאום פגישות
שלב 1. תן למטופלים להזמין פגישות בטלפון, באופן אישי ובאינטרנט
בדרך זו תוודא שאתה מקבל את מספר המטופלים האפשרי ביותר ואינך מאבד מטופלים פוטנציאליים שאינם יכולים לקבוע תורים בדרך מסוימת. לאפשר לאנשים לקבוע פגישות מקוונות גם מאפשר לך לנצל גישה מקוונת 24/7 ולתת למטופלים להזמין תורים לאחר שעות.
- בנוסף ליעילות הנוספת הזו, המטופלים בדרך כלל מדווחים על תחושת נוחות ופחות עמוס בתזמון עצמי מקוון מאשר בקביעת פגישות טלפוניות.
- יש מגוון רחב של תוכנות לתיאום פגישות מקוונות שתוכל לרכוש לשימוש במשרד שלך. חלק מהתוכנות הפופולריות ביותר כוללות AppointmentPlus, Booker ו- Thryv. כמובן, תוכל גם לבנות תוכנת תזמון משלך אם יש לך כישורי קידוד ופיתוח!
שלב 2. להציע למטופלים מספר משבצות זמן לפגישתם
תרצה לוודא שאתה נותן למטופלים שלך אפשרויות רבות ככל האפשר כדי שיוכלו לבחור את משבצת הזמן המתאימה ביותר ללוח הזמנים הספציפי שלהם. זה אולי נראה מובן מאליו, אבל זה מאוד חשוב לשמירה על המטופלים שלך מאושרים ולצמצם את הסיכוי שיצטרכו לבטל את הפגישה בגלל עימות בזמן.
לדוגמה, במקום לשאול מטופל אם יום שלישי בשעה 1:00 עובד עבורו, תנו לו את האפשרות לבחור כל משבצת זמינה שעובדת עבורו, כגון שלישי בין השעות 1: 00-2: 00, 2: 00-3: 00, או 4: 00-5: 00
שלב 3. הסר את פרטי ההתקשרות של כל מטופל המתוזמן
יהיה עליך ליצור איתם קשר כדי להזכיר להם פגישה קרובה או לתזמן את ההזמנה הבאה שלהם. הקפד לבקש את מספר הטלפון של האדם, כתובת הדוא ל וכתובת הדואר שלו בעת הזמנת פגישתו הראשונה.
אם האדם קבע את הפגישה באופן אישי או בטלפון, פשוט בקש ממנו מידע זה. אם הם קובעים את התור שלהם באינטרנט, הקפד לכלול אזור בפורטל המקוון שלך לפרטי יצירת קשר עם המטופל
שלב 4. שלח למטופלים תזכורות יום לפני פגישתם
אם מטופלים שוכחים את זמן הפגישה שלהם ולא מגיעים, זה מוביל לחסימה עצומה של בזבוז זמן בלוח הזמנים שלך. שימוש בתזכורות מפחית את הסיכון לחולים שלא להתייצב לפגישות ובכך מסייע במניעת בזבוז זמן זה.
- התקשרות או שליחת הודעות לחולים הן סוג התזכורת הטוב ביותר, שכן סביר להניח שיבחינו בשיחה או טקסט נכנסות מאשר לראות הודעת דוא"ל חדשה תוך זמן קצר.
- שימוש במערכת תזכורות עשוי גם להגדיל את הביטול והתזמון של פגישות לא רצויות, מה שעלול לגרום לחולים להרגיש יותר בשליטה ובכך מרוצים יותר משעות הפגישה שלהם.
שלב 5. קבע מתאם פגישות ייעודי למשרד שלך
אם אינך אחראי אך ורק על שמירה על לוח הזמנים למשרדך, שכור או הקצה מישהו להיות מתזמן הפגישות הראשי. הנחת האחריות לתיאום פגישות עם אדם אחד תאפשר הליך תזמון מסודר יותר ותוביל ללוח זמנים המשקף טוב יותר את צרכי המטופל ואת העדפותיהם של רופאים בודדים.
לדוגמה, אם אדם אחד אחראי על קביעת פגישות, הוא יכול להתמקד בדברים כמו התאמת מטופלים מסוימים או מצבים עם רופאים מסוימים במקום לחלק את תשומת הלב שלהם למספר משימות
שיטה 2 מתוך 3: בדיקת חולים במסגרת לוח הזמנים
שלב 1. קבוצה של חולים עם מצבים או בעיות דומות באותו היום
הרופאים בדרך כלל מעריכים טיפול בחולים דומים גב אל גב, מכיוון שהוא מוסיף עקביות לעבודה שלהם ומכניס אותם לחשיבה רפואית ממוקדת יותר. לפיכך, ארגון לוח הזמנים לקביעת פגישות בצורה זו יהפוך את הרופאים במשרד למאושרים יותר ויאפשר למטופלים שלכם לקבל טיפול יעיל יותר.
לדוגמה, אם ישנם מספר מטופלים המתזמנים פגישות למצבי עור במהלך שבוע מסוים, נסו להגדיר זאת כך שכל הפגישות שלהם ייפלו באותו יום באותו שבוע
שלב 2. השתמש בתרשים טריאז 'כדי לתעדף פגישות המבוססות על רצינות
התרשים צריך לכלול קריטריונים כגון תסמינים מדווחים, דחיפות פגישה ואורך הפגישה. כאשר אתה מוסיף פגישה חדשה ללוח הזמנים, עיין בתרשים זה כדי לקבוע אם להזמין את הפגישה באותו היום, בימים הקרובים או בשבועות הקרובים.
- לדוגמה, אם אדם מתקשר לקבוע תור ומדווח על תסמינים כמו כאבים עזים וקוצר נשימה, התאם אותם ללוח הזמנים בהקדם האפשרי מכיוון שמצבם עלול להיות חמור מאוד.
- אם אין מקום בלוח הזמנים לראות מישהו עם מצב דחוף מיד ואתה צריך לתזמן את התור של מטופל אחר, תוכל גם להשתמש בתרשים כדי לקבוע אילו פגישות ניתן לדחות.
שלב 3. הימנע מהזמנה כפולה של חולים חדשים וחולים עם בעיות מורכבות
פגישות אלה ידרשו יותר זמן ותשומת לב ממה שידרשו מטופלים חוזרים. במקום זאת, תזמינו מטופלי "עבודה" הדורשים מעט תשומת לב לצד מטופלים חדשים, כך שאחיות יוכלו לבצע את הצ'ק-אין הראשוני במטופל חדש בזמן שהרופא עובד עם המטופל המעובד.
- למרות שהזמנה כפולה בדרך זו יכולה לעזור לך לראות מטופלים נוספים ביום, היא עלולה לגרום לך להיתקל בבעיות כאשר מתעוררות נסיבות בלתי צפויות. שמור על הזמנה כפולה למינימום כדי למנוע בעיות בהמשך הדרך.
- תזמון מטופלי "עבודה" מהווה גם אמצעי טוב למתן חולים על סמך צרכיהם ולהשאיר מקום פנוי יותר לבעלי בעיות חמורות יותר.
שלב 4. תכנן את לוח הזמנים שלך סביב תנודות עונתיות בצרכי המטופל
בהתבסס על הדמוגרפיה של קהל הלקוחות שלך, סביר להניח שתראה הרבה פגישות שהוזמנו בערך באותה תקופה בשנה באופן קבוע. השתמש בניסיון העבר כדי לחזות את התנודות העונתיות הללו והשאיר מקום הולם בלוח הזמנים כדי להתאים לצרכי המטופלים שלך.
- לדוגמה, ייתכן שתראה מספר רב של אנשים המתזמנים בדיקות לילדיהם בתחילת שנת לימודים חדשה, מה שיחייב אותך להשאיר מקום לפגישות אלה לפני ואחרי הלימודים בכל יום.
- באופן כללי, השעות העמוסות ביותר בשנה במשרדי הרופאים כוללות את תחילת שנת הלימודים החדשה (כלומר, אוגוסט), עונת האלרגיה (כלומר, אפריל-יוני) ועונת השפעת (כלומר, אוקטובר-פברואר).
שיטה 3 מתוך 3: שמירה על לוח מינויים יעיל
שלב 1. צור ציר זמן שבועי לסידור לוח הזמנים שלך סביב
ציר הזמן שלך צריך לכלול מידע כמו כמה מטופלים המשרד שלך צריך לתזמן כל שבוע, כמה שעות אנשי צוות יכולים לעבוד, וכמה ימים המטופל יכול לחכות לפני שהוא רואה רופא. מידע זה על ציר הזמן שלך יעזור לך לאזן בין צרכי המטופל לאלה של עובדי המשרד שלך.
לדוגמה, אם אתה יודע שכבר תזמנת מספיק מטופלים שיענו על צרכי משרדך למשך שבוע, תוכל לתעדף חולים שאין להם תנאים דחופים במהלך השבוע הקרוב
שלב 2. השתמש בתזמון גל שונה כדי להימנע מהצטברות המטופל
במודל תזמון זה, פגישות המטופלים מתקבצות ליד תחילת השעה וסוף השעה נשאר פתוח. עם לוח זמנים מסוג זה, השטח הפתוח בסוף השעה פועל כמאגר כאשר פגישות ארוכות מהצפוי או שמתעוררות נסיבות בלתי צפויות אחרות.
- מודל תזמון הגלים שהשתנה יקצר באופן דרסטי את זמני ההמתנה של המטופל, ובכך יוביל לשביעות רצון כללית יותר של המטופל.
- אם יש לך זמן ריק בסוף השעה, תוכל לנצל את הזמן הזה כדי להתעדכן במשימות אחרות במשרד, כגון הגשת ניירות, שיחות טלפון או אפילו קיום ישיבות צוות.
שלב 3. השתמש ברשימת המתנה כדי למנוע אובדן מקום בלוח הזמנים לאחר ביטול
על ידי רשימת המתנה, תוכל להוסיף מטופלים ללוח הזמנים ברגע האחרון אם תבטל פגישה שנקבעה בעבר. זה יקטין את כמות הזמן וההכנסות שמשרדך יאבד כאשר מטופל יבטל אותך.
צור את רשימת ההמתנה שלך בפורמט דיגיטלי והגדר אותה כך שתוכל לשלוח מייד טקסט או דוא"ל למטופלים ברשימה כאשר ייפתח משבצת לוח זמנים. זה הרבה יותר יעיל מאשר צורך ליצור קשר טלפוני עם מטופלים ברשימה
שלב 4. הגדר את זמני ההגעה 20 דקות מוקדם יותר משעות הפגישה
זה ייתן לצוות בתחנת הצ'ק-אין מספיק זמן לאסוף את כל המידע הדרוש מהחולה לפני פגישתו המתוכננת עם הרופא. ארגון זמני פגישות בצורה זו מונע סוגים של עיכובים שיכולים לדחות לוח זמנים של יום שלם.
