יש מעט כישורים חשובים יותר מאשר להיות מאורגנים. לאחר שלמדת להתארגן, תוכל לשאת את המיומנויות האלה איתך בבית הספר, בבית או בחיי העבודה שלך. הישארו פרודוקטיביים והימנעו מלחץ על ידי פיתוח כישורי ארגון טובים.
צעדים
שיטה 1 מתוך 4: השגת מיומנויות ארגוניות בבית הספר
שלב 1. קבל תרמיל מרווח
תיק גב טוב עם מספר תאים יכול לסייע להתפתחות הארגונית שלך. שמור ספרים בכיס אחד, מטלות ותיקיות כיתה באחרת, וחומרי בית ספר כמו עפרונות ומחשבונים באחר.
שלב 2. רשום הערות בשיעור
אתה יכול להשתמש במספר מחברות (אחת לכל כיתה) או רק במחברת אחת גדולה המופרדת למקטעים עם מחלקים לכל כיתה. הקשיב היטב למורים או לפרופסורים שלך וכתב חומר רלוונטי במחברות המתאימות.
שלב 3. ארגן אירועים ועבודות לימוד
רשום ברשימה את כל שיעורי הבית, המבחנים והפרויקטים שהוקצו לך. הזמינו אותם עד לתאריך היעד. לדוגמה, אם שיעורי הבית שלך במתמטיקה אמורים להיערך מחר, מבחן ההיסטוריה שלך יהיה בעוד ארבעה ימים, ושיעורי הבית שלך בפיסיקה אמורים להגיע תוך יומיים, השלם את שיעורי הבית שלך במתמטיקה, ואז את שיעורי הבית שלך בפיזיקה, ולאחר מכן למד למבחן ההיסטוריה שלך.
- אם יש לך שתי מטלות באותו היום, בצע תחילה את הקלה יותר. בדרך זו תוכל להוציא אותו מהדרך ולהיות הישג תחת החגורה שלך כדי לשמור על המומנטום והמוטיבציה שלך גבוהים.
- כאשר אתה מקבל משימות, פרויקטים ומבחנים חדשים, רשום אותם במחברת יומית. בסופו של יום, עיין במחברת ושנה את הרשימה הגדולה יותר שלך של משימות ומבחנים קיימים על ידי שילוב המטלות החדשות.
- קבל מתכנן. מתכנן הוא מחברת מיוחדת שנועדה לסייע לך לתזמן את זמנך ולשמור על תאריכי יעד לביצוע מבחנים, שיעורי בית ופרויקטים מאורגנים.
שלב 4. השתמש בתיקיות לניהול המטלות שלך
תוכל לכלול תיקיה אחת לכל כיתה. השתמש בתיקיות בצבעים שונים ונסה להתאים אותן לשערים של ספר הלימוד המתאים לאותה כיתה.
בתוך כל תיקיה, כדאי שיהיו (לפחות) שני כיסים. אתה יכול להשתמש בכיס אחד למשימות שהושלמו שאתה רוצה להעביר, ובכיס אחד למשימות שלא סיימת וצריך לסיים. אם יש לך כיס שלישי בתיקייה שלך, מקם שם משימות שהוחזרו ודירוג
שלב 5. הניחו פתקים דביקים על מסמכים חשובים
אם יש לך פתקים דביקים צבעוניים, אז אתה אפילו לא צריך לכתוב עליהם. לדוגמה, תוכל להציב פתק דביק ורוד בספר לימוד כשמחציתו בולטת מעבר לקצה העליון של דף שברצונך ללמוד מאוחר יותר. תוכל להחיל פתק דביק ירוק על משימות שצפויות להתבצע בשבוע הבא. השתמש במערכת הגיונית עבורך על מנת לציין תאריכי יעד או רמות חשיבות.
אם אתה משתמש בפתקים דביקים שאינם צבעוניים, כתוב את המידע הרלוונטי על הפתק. לדוגמה, אתה יכול לכתוב "יום שלישי הקרוב, 2 בנובמבר" כדי לעזור לך לזכור מתי יש משהו
שלב 6. השתמש בעפרונות צבעוניים או סימונים על מעברים חשובים
כאשר מנסים לזהות את הרעיון המרכזי של טקסט, או מידע חשוב בתוך פסקה מסוימת, עקוב מתחתיו בעיפרון צבעוני, או עף עליו בעזרת סימון. בדרך זו, העין שלך תימשך אליה באופן אוטומטי כאשר תדפדף אחר הטקסט מאוחר יותר.
אל תכתוב בספרי לימוד שאינם בבעלותך
שיטה 2 מתוך 4: טיפוח כישורים ארגוניים בעבודה
שלב 1. זהה מה אתה רוצה להשיג באמצעות ארגון
האם אתה רוצה לעבוד מהר יותר? האם אתה רוצה להשקיע פחות זמן בחיפוש מסמכים או קבצים? מיומנויות ארגוניות יכולות לשפר היבטים רבים של זרימת העבודה שלך. כדי לעזור לך להישאר ממוקד בצעדים הטובים ביותר לתיקון הרגלי העבודה הלא מאורגנים שלך, חשוב על איך תיראה התוצאה הסופית של משרד או סביבת עבודה מאורגנת יותר.
שלב 2. התחל לפתח כישורי ארגון עם צעדים קטנים ומעשיים
המשימה של פיתוח מיומנויות ארגוניות יכולה לקחת זמן. חלקו אותו לחתיכות קטנות יותר וניתנות לניהול כדי להקל על העומס. נסה לשלב לפחות יום טכניקה ארגונית חדשה בתהליך העבודה שלך.
- לדוגמה, תוכל להתחיל בארגון מגירת השולחן שלך. למחרת, אולי תתחיל בארגון תיקיות האחסון והקבצים שלך. ביום השלישי, תוכל לנסות להזמין מחדש את תור הפרויקטים שלך כך שפרויקטים לעבודה הקרובים ביותר יהיו גבוהים יותר.
- חשוב על שטח העבודה שלך ומצא דרכים קטנות להתארגן יותר מדי יום.
שלב 3. קודם כל עבדו על המטלות הדוחקות ביותר
תן לכל מטלה או פרויקט תיקיה נפרדת והזמן אותן לפי תאריך יעד או חשיבות. לאחר שסיימת פרויקט, רוקן את התיקייה ואת מסמכי הפח שלא תזדקק להם שוב.
אם אינך בטוח אילו משימות דוחקות ביותר, או שאתה צריך יותר זמן לעבוד על משהו, שאל את הבוס שלך אילו משימות הן קריטיות בהחלט ואילו ניתן לדחות
שלב 4. מחק את העומס
כנראה שיש לך הרבה דברים בתא או בסביבת העבודה שלך שאין להם שום קשר לעבודה שלך. למחזר אותו, לזרוק אותו או לקחת אותו הביתה. לדוגמה, יש למחזר את תפריט ההמראה שלך מהג'וינט הסיני המקומי. יש להסיר אפילו מסמכים או פריטים הקשורים לעבודה. אתה לא צריך שני זוגות מספריים או שני מהדקים, למשל. מצא מקום מתאים לדברים הנוספים בסביבת העבודה שלך.
שלב 5. השתמש בכלל הנגיעה
כלל הנגיעה היחידה דורש ממך למחוק, להגיש או לפעול על פי תזכיר או מסמך נתון (על ידי, למשל, להשיב לו) באופן מיידי. על ידי התמודדות מיידית עם מסמכים נכנסים, אתה נמנע מהצטברות של מסמכים שלא נקראו.
שלב 6. שים מסמכים ישנים שתצטרך להתייעץ בהם שוב בתיקיות
תייג כל תיקיה באופן ברור בהתאם לתכולתה. לדוגמה, תוכל לתייג תיקייה אחת "תקציב - 2012" ולמקם את כל הקשור לתקציב 2012 בתיקייה זו.
אין לשמור או לאחסן מסמכים שלא תזדקקו להם שוב
שלב 7. מצא מקום אחסון מתאים למסמכים הדרושים
לאחר שתגישו את המסמכים הישנים שלכם, מצאו דרך לאחסן אותם. אתה יכול לאחסן אותם בקופסאות פלסטיק קטנות, או בארונות תיוק אנכיים. לא משנה באיזו שיטה תבחר, וודא שהם מסודרים בצורה הגיונית עבורך.
לחברה או למעסיק שלך עשוי להיות פרוטוקול לאחסון מסמכים נחוצים. שאל אם אינך בטוח
שלב 8. ערוך רשימות ביקורת
כל יום, ערוך רשימה של כל מה שאתה צריך לעשות באותו יום. דרגו את הפריטים מהפחות חשוב לפחות. הדברים החשובים ביותר הם הדברים שאתה צריך לעשות, או דברים שיש להם תאריך יעד או מגבלת זמן. הדברים הפחות חשובים הם אלה שיכולים לחכות ליום אחר במידת הצורך.
- למשל, אם אתה צריך לאסוף את הכלב מהוטרינר, לקנות מצרכים ולקרוא ספר, אז תחליט מה הכי חשוב (לאסוף את הכלב) ואז תחליט איזה משתי המטלות הנותרות אתה מעדיף לעשות.
- מתכננים הם כלים טובים לניהול הזמן שלכם. מתכנן טוב יכלול גם לוח שנה וגם תצוגה יומית, המאפשר לך להוסיף פרטים נוספים על דברים שאתה צריך לעשות.
שיטה 3 מתוך 4: לימוד מיומנויות ארגוניות בבית
שלב 1. נקו באופן קבוע
תוכל לחלק את תפקידי הבית באופן קבוע, או לבחור לסובב את משימות הניקיון. שמירה על ניקיון הבית עם או בלי משפחה מלאה דורשת הרבה אנרגיה ויכולה לסייע בפיתוח כישורי תכנון וארגון.
- אם המשפחה שלך בוחרת להקצות מטלות ניקיון לצמיתות, אתה יכול לשטוף את הכלים מדי לילה, מישהו אחר עשוי לכבס, ומישהו אחר עשוי לבצע שאיבת אבק.
- אם תבחר להקצות משימות ניקוי על בסיס מסתובב, תוכל להשתמש ביומן כדי לעקוב אחר מי אחראי על מה ומתי. אתה יכול לכתוב "בובי, כלים / סנדרה, כביסה / מייק, שואב אבק" ביום ראשון בשבוע. ביום ראשון הקרוב אולי תכתוב "סנדרה, כלים / מייק, כביסה / בובי, שואב אבק".
שלב 2. הרחיק את הדברים כשתסיים איתם
לכל דבר צריך להיות מוקצה מקום ראוי. לאחר שהשתמשת במשהו, החזר אותו למקום שבו הוא שייך. לדוגמה, הניחו את המלח והפלפל על השולחן למקום בו הם שייכים, והניחו כלים מלוכלכים בכיור בסיום האכילה. עודד את שאר בני ביתך לעשות כך.
שלב 3. בחר מקום לימוד או מקום עבודה ייעודי
ללמוד או לעבוד בחלל שקט, נקי ומואר היטב. זה עשוי להיות מועיל עם שולחן עבודה או שולחן שעליו ניתן לעבוד. מלאי את המגירות במיכלים קטנים המכילים חומרים שימושיים כמו עפרונות, מחקים ואבזרי נייר.
נסה לשמור על שטח הלימוד שלך ללא הפרעות כמו טלוויזיה ומשחקי וידאו. זה עשוי להקל על ההישארות המאורגנת והממוקדת בעבודה שלך
שלב 4. בחר זמן ספציפי ללימוד
הקדישו זמן ללימוד למבחנים והכנת שיעורי בית. באופן אידיאלי, עליך ללמוד באותו זמן בכל יום. חשבו על לוח הזמנים שלכם ובחרו זמן בו תרגישו רעננים ומוטיבציה לביצוע עבודות. הזמן הטוב ביותר ללמוד הוא בדרך כלל לא מיד לאחר הלימודים. נסה לחכות עד זמן קצר לאחר ארוחת הערב, כך שיהיה לך זמן להירגע, להתקלח או לדבר עם החברים שלך.
למשל, אם אתה חוזר הביתה בשעה 3:00 כל יום ואוהב לנשנש ולשוחח עם ההורים שלך, הקדש זמן משעה 6:00 עד 8:00 בערך לעבודה. הארך את תקופת הלימוד במידת הצורך
שלב 5. קבע שעת שינה קבועה
לישון מספיק הוא תמיד אתגר. לאחר שינה קבועה וזמן ההשכמה מקל על זה. הגדר שעון מעורר כך שתתעורר באותו זמן בכל בוקר. במידת הצורך, הגדר שעון מעורר שיציין גם מתי ללכת לישון.
- עם שעת שינה רגילה, ייתכן שיהיה קל יותר להתעורר במנוחה מלאה ולהימנע מלהתעסק בארוחת הבוקר, הספרים, המטלות, התרמיל או המזוודה.
- מבוגרים צריכים לישון לפחות שבע שעות בכל לילה. שואפים לישון לפחות כל כך הרבה שעות. לדוגמה, אם אתה רוצה לקום עד 8:00 כל בוקר, תהיה במיטה עד חצות כדי לאפשר לעצמך זמן להירדם.
שיטה 4 מתוך 4: פיתוח מיומנויות ארגוניות עם טכנולוגיה
שלב 1. נצל את הטכנולוגיה
לטלפונים, מחשבים וטאבלטים יש כלים ארגוניים שימושיים רבים. לדוגמה, תוכל להשתמש בלוח השנה של הטלפון שלך ליצירת תזכורות אוטומטיות לכך שהקצאה מסוימת צפויה להתקיים בקרוב, או שמגיעה פגישה. למרות שלכלים אלה יש עקומת למידה קלה, השימוש בהם יעזור לך לפתח את כישורי הארגון שלך.
- תוכל גם להוריד יישומי ארגון שימושיים שיעזרו לך לפתח כישורי ארגון. Things היא אפליקציה שעוזרת לך ליצור רשימות צ'ק ולפרק משימות מורכבות לשלבים פשוטים. RescueTime היא אפליקציה שימושית נוספת שתעזור לך לעקוב אחר הזמן שלך כשאתה מחובר על ידי ניטור ודווח לך על מה שאתה הכי מסתכל.
- מלבד לוח השנה, תוכל לארגן שמות, מספרי טלפון, כתובות דוא"ל וכתובות בית או עסק באמצעות הטלפון שלך.
שלב 2. ארגן את הקבצים האלקטרוניים שלך
צור תיקיה בשם כל מטלה או כיתה שעליה עליך להוסיף עבודה. לדוגמה, תוכל ליצור שלוש תיקיות שכותרתן "היסטוריה", "אנגלית" ו"סוציולוגיה ". בתוך כל תיקיה תוכל להוסיף תיקיות חדשות עם תאריכים לכל שבוע משימות שיש לך.
- לדוגמה, תוכל ליצור תיקייה שכותרתה "6/6 - 6/10/2016" לניהול כל המשימות שלך שנכתבו בין התאריכים הנקובים בתיקייה.
- לחלופין, תוכל פשוט לשמור את כל הקבצים שלך על פרויקט או נושא נתון בתיקיה אחת, ולהשתמש באפשרויות הארגוניות המובנות של מערכת ההפעלה למיון הקבצים לפי תאריך היצירה.
שלב 3. השתמש בכלל הנגיעה היחידה לדוא"ל
כאשר תקבל הודעת דוא"ל, השב לה מיד במידת הצורך, או העבר אותה לארכיון אם אתה חושב שתזדקק לה בעתיד. מחק הודעות ישנות שלא תזדקק להן שוב. בדוק את הדוא"ל שלך לפחות פעם ביום כדי לוודא שהם לא מצטברים. ככל שיש לך יותר מיילים כך הסיכוי שתרצה (או תוכל) לשבת ולבדוק את כולם.
שלב 4. השתמש בשעון דיגיטלי
שעון עוזר לך לנהל את הזמן שלך. ללא שעון, אתה תסתכל כל הזמן סביב שעון, או תשכח לגמרי מהזמן.
