כולנו יודעים להתארגן בעבודה זה חשוב, אבל זה מאבק מתמשך עבור אנשים רבים. תאמין או לא, להישאר מאורגן זה לא מרתיע כפי שזה נראה. כמה תיקונים מהירים וכמה פתרונות מתמשכים הופכים את זה לקל יותר ממה שחשבתם אי פעם.
צעדים
שיטה 1 מתוך 4: ניהול המרחב והזמן שלך
שלב 1. עקוב אחר הפעילויות שלך
הקדישו מספר ימים לניהול יומן או יומן של הפעילויות היומיומיות שלכם. זה יעזור לך לראות בדיוק מה אתה עושה שאולי אתה אפילו לא מבין, וזה יספק הצצה ראשונית לפערי הארגון והפרודוקטיביות. תרגיל זה צריך להיעשות גם מתוך מחשבה על מטרות התמונה הגדולות שלך. באמצעות יומן הפעילויות תוכל לראות אילו פעילויות עשויות להיות בזבוז זמן ואילו פעילויות עשויות למעשה לקדם את מטרותיך.
שלב 2. קבע את זמני הפרודוקטיביות שלך
חלקנו אנשים בבוקר, וחלקנו מתכווצים מרעיון הבקרים. אולי כבר יש לך מושג באיזה שעות ביום אתה הכי פרודוקטיבי. בין אם אתה מעדיף ערבים, בוקר, צהריים או ממש לפני או אחרי שעות העומס של ימי העבודה, נצל את השעות האלה כדי למקסם את הפרודוקטיביות שלך.
שלב 3. העדיף את המשימות שלך
כולנו יודעים שחלק מהמשימות חשובות יותר מאחרים, אך לא תמיד אנו מתעדפות אותן בהתאם. אז פיתחו מערכת דירוג על ידי סימון או כיכוב של משימות חשובות, למשל, והיו כנים וגמישים. השתמש בתזכורות, באמצעות לוח שנה דיגיטלי או באמצעות פתקים דביקים במחשב או בשולחן העבודה. הקדש יותר מזמנך ומרצונך לפריטים בעלי עדיפות עליונה ברשימה שלך. דוגמאות כוללות משימות רגישות לזמן כגון דברים המגיעים עד סוף העסק או מחר. תוכל גם לתת עדיפות להגיב ללקוחות, לבוסים או לכל מי שמשלם את החשבונות. ואם אינך בטוח לגבי הרגישות או החשיבות של משימה, תמיד טוב לשאול.
שלב 4. לדחות משימות מהירות מיד
לא צריך לתעדף ולתזמן את כל המשימות לזמן השלמה עתידי. חלק מהמשימות לוקחות כמעט זמן לתכנן או לתזמן כפי שהן לוקחות לביצוע. אם זה המצב ואתה יכול לדפוק את המשימות האלה מיד, בצע זאת בכל האמצעים! טיפול מיידי במשימות גם מסייע במניעת סחבת.
שלב 5. נהל עומס וחומרי עבודה
שולחנות הכתיבה שלנו עוברים בקלות מאתרי עמוס לאתרי טורנדו, מה שמקל כמובן על הארגון. יש אנשים שאפילו פועלים על פי מדיניות לשולחן עבודה נקי בלבד. למרות שזה לא הכרחי בהחלט, נקט צעדים כדי לנקות את סביבת העבודה שלך.
- Declutter. השלך את הזבל שלך לזבל ותגיש את החומרים הדרושים שלך באופן שיטתי. העומס צלול בכל הזדמנות אפשרית: במהלך ההפסקות ביום העבודה, ההפסקות או בין המשימות.
- נקו אחרי עצמכם מיד. ככה זה בראשכם. בנוסף, אתה נמנע מהתסיסה הבלתי נמנעת מכך שהעומס הנוכחי יהפוך לחלק מהעומס העתידי שלך.
- שמור את החומרים הדרושים בהישג יד. לא הכל מסביבך מבולגן, כמובן. הצורך בכלים זמינים חוסך לך זמן ומנצל היטב את המקום היקר שלך.
שלב 6. קבע פעילויות ופגישות
יש אנשים שמתזמנים רק פגישות, אך לא פעילויות ברשימת המטלות שלהם. תזמון המשימות החשובות ביותר כמו גם פגישות יכול להיות מועיל. אתה יכול גם "לצבור" את הימים שלך על ידי קיום פגישות רק בימי שלישי וחמישי, למשל. שמור כמה חורים בלוח הזמנים שלך גם לזמן יצירתי לעצמך או כדי להתאים את הבלתי צפוי.
- השתמש בארגון ולוח שנה. אלה יכולים להיות מארגני עט-נייר, או שהם יכולים להיות לוחות שנה מבוססי תוכנה ואפליקציות עוזרות אישיות, כגון iCalendar או Google Now.
- סווג את הפעילויות שלך. סיווג או קידוד פעילויות יכול לתת לך תזכורת חזותית מהירה למה חשוב היכן. לדוגמה, קטגוריות עשויות לכלול התכתבות, פרויקטים, אירועים, פגישות, סיעור מוחות ואפילו הפסקות או זמן פעילות גופנית וחדר כושר.
- ייעל את הטכנולוגיה שלך. מארגנים מקוונים ופלטפורמות דוא"ל כגון Outlook, למשל, יכולים לשלב רשימות מטלות, לוחות שנה וכתובות. זה לא רק מגביר את היעילות שלך, אלא גם מסייע לייעל את החשיבה שלך.
- נציג בכל מקום אפשרי. בטירוף של יום העבודה, קל לשכוח שאתה לא צריך לעשות הכל בעצמך. נציג לעוזר או, אם אתה עמוס במיוחד, בקש מעמית שיעשה לך עבודה טובה ויעזור לך במשימה מסוימת. תמיד תוכל להחזיר אותם מאוחר יותר כאשר הדברים מואטים.
שיטה 2 מתוך 4: טיפול במייל באופן שיטתי
שלב 1. בדוק את הדוא"ל בזמנים שנקבעו
לא כולנו צריכים להיות מודבקים לתיבת הדואר הנכנס שלנו, מכיוון שהודעות רבות אינן למעשה רגישות לזמן כפי שאנו חושבים. אם אתה עובד בעבודה שאינה דורשת מעקב מיידי בדוא"ל, בדוק את הדוא"ל שלך בשעות קבועות רק כשלוש עד ארבע פעמים ביום.
שלב 2. קובץ מיילים
השתמש בתיקיות ודגלים לטובתך במקום לתת להודעות להצטבר בתיבת הדואר הנכנס שלך. תיקיות ותיקיות משנה ב- Outlook, למשל, או התוויות של Gmail ותיבות דואר נכנס רבות יכולות להיות נכס. אם אתה עיתונאי, למשל, התיקיות שלך עשויות להיקרא סיפורים נוכחיים, סיפורי עתיד, סיפורים ישנים, ראיונות ומקורות ומגרשים ורעיונות.
מחק וארכיון. העבר את התכתובות החשובות והישנות לארכיון ומחק את השאר. בדוגמה למעלה, "סיפורים ישנים" היא תיקיית הארכיון של העיתונאי. ברגע שתתחיל למחוק מיילים ישנים, תופתע לגלות כמה מיילים ראויים יותר לפח האשפה מאשר ארון התיקים. חלק מהאנשים נשבעים גם ב"אופס תיבת הדואר הנכנס ", כלומר יש לו אפס מיילים שלא נקראו (או אפס הודעות דוא"ל בתיבת הדואר הנכנס שלך, נקודה). בנוסף לשימוש בתיקיות ותוויות, תוכל להשיג אפס תיבת דואר נכנס על ידי שימוש בתכונת הארכיון שלך, מחיקת הודעות דוא"ל ישנות בזמן השבתה ושימוש באפליקציות לניתוק דוא"ל
שלב 3. העסיק צורות תקשורת אחרות כשהן יעילות יותר
לפעמים שיחת טלפון מהירה יכולה לבצע את העבודה של 10 מיילים הלוך ושוב. אם כן, התקשר! אם אתה יודע שהחלפת דוא"ל ראויה לדיון או שתכלול הרבה הלוך ושוב, לפעמים עדיף להתקשר. לעתים קרובות תקבל יותר פרטים בטלפון, בעוד שאתה והצד השני לדיון נמנעים מלנסח הודעות דוא"ל ארוכות ולוקחות זמן. תוכל אפילו לשלוח דוא"ל לעמית ולומר, "יש לי הרבה שאלות עבורך בנושא. אולי שיחה תהיה קלה יותר. אני יכול לצלצל אליך בחמש?"
שלב 4. הגבל את ההפרעות
למרות שהפסקות אסטרטגיות מועילות, הפרעות בזמן העבודה שלך אינן מועילות. הפרעות יכולות להאט אותך, לשבור את קצב העבודה שלך ולגרום לך לאבד את כושר המחשבה שלך. לכן, נסה להשתמש בהודעות חוץ ותא קולי כאשר אתה יודע שתהיה עסוק מדי. כלים אלה אינם מיועדים רק כאשר אינך נמצא פיזית במשרד; ניתן להשתמש בהם כאשר אתה פשוט מוצף מדי. לאנשים רבים יש גם "מדיניות דלת פתוחה", אך למעשה אינכם צריכים לשמור על דלתכם פתוחה כל הזמן. אולי אפילו תשאיר פתק ידידותי על הדלת שאומר "שיחת ועידה בעיצומה" או "תפוס. תחזור מאוחר יותר או שלח מייל בבקשה."
שלב 5. נצל את הענן
כדאי לשקול מחשוב ענן מכיוון שהוא יכול להיות זול יותר, ניתן להרחבה, ליעילות יותר ולעדכון קל יותר. תוכן זמין בענן שימושי במיוחד מכיוון שאתה יכול לגשת אליו בכל המכשירים שלך: מחשבים, טאבלטים, סמארטפונים וכו '. אחסון ענן משמש גם כצורה ראשונית או משנית של גיבוי דיגיטלי. בדוק עם מנהל ה- IT או עם ספק התוכנה כי יתכן שכבר יש לך שטח פנוי בדיסק זמין בענן או זמין תמורת תשלום שנתי קטן.
שלב 6. השתמש בסימניות מקוונות
לכל הדפדפנים הגדולים יש יכולות סימניות שבהן תוכל לשמור ולארגן את כתובות האינטרנט האהובות עליך או הנפוצות ביותר עבור גישה מהירה וקלה. נצל אותם כדי שלא תשכח אתרים חשובים לבדוק אם יש חדשות או עדכוני תעשייה.
שיטה 3 מתוך 4: שימוש בזמן לטובתך
שלב 1. הימנע מרובת משימות
נראה כי כל המומחים מסכימים בנושא זה. למרות שזה עשוי להישמע מהיר או להיראות מגניב בטלוויזיה, ריבוי משימות אינו יעיל ולמעשה יכול לפגוע ביעילות הארגונית שלכם. במקום זאת, הקדישו את מלוא תשומת הלב שלכם למשימה אחת בכל פעם, התמודדו איתה ועברו לפריט הבא ברשימה שלכם.
שלב 2. צור לעצמך לוח זמנים או לוח זמנים
למרבה המזל, רוב העבודות אינן דורשות לתזמן את כל הימים שלך עד לרגע. עם זאת, שמירה על לוח זמנים בסיסי של נקודות השיא והמשימות והאירועים החשובים ביותר של היום שלך יכולה לעזור לך לשמור על המשימה.
- קבע מגבלות זמן לפעילויות מסוימות. חלק מהמשימות אינן דורשות מגבלות זמן מוגדרות, אך אחרות צריכות להכיל פרמטרי זמן שיגבירו את הפרודוקטיביות שלך. חשוב על משימות במהלך היום שלך שנוטות לקחת יותר זמן מהנדרש, ולתת להן מגבלות זמן בעתיד.
- תקציב זמן נוסף לפעילויות אחרות. חלק מהמשימות, כפי שלמדת מניסיון, בדרך כלל לוקחות יותר זמן מהצפוי, אבל זה לא בהכרח דבר רע. לפעילויות מסוג זה, ולאירועים ופגישות חשובות במיוחד, למשל, תקציב זמן נוסף לפני ואחרי.
שלב 3. השתמש באפליקציית טיימר, שעון עצר או שעון מעורר
אלה יכולים להיות כלים יעילים כאשר משתמשים בהם במשורה. יש אנשים שאוהבים להגדיר את האזעקות שלהם 10, 15 או 30 דקות לפני הזמן כדי לתת להם אזהרה מראש או זמן חיץ לפני פעילות. תוכל גם להגדיר התראות תזכורת.
שלב 4. הימנע מדחיית פעילויות
שאל את עצמך אם דחייה היא הכרחית בהחלט או שהדחף הזה הוא רק דוגמה לדחיינות. אם אתה מרגיש את האחרון, אל תדחה את הכוח! עם זאת, במקרים שבהם דחיית כל הפעילות או חלק ממנה אינה נמנעת, הקפד לרשום היכן הפסקת ולתזמן מחדש עם תוכניות קונקרטיות. לחלופין, תוכל להמציא תכנית מגירה. לדוגמה, אם עליך לבטל פגישה אישית, אולי תוכל לקיים שיחת ועידה או ועידת אינטרנט במקום.
שיטה 4 מתוך 4: שמירה על בריאות פיזית ונפשית
שלב 1. קח הפסקות
השבתה נפשית חשובה לתפוקה שלנו ובריאה לנפש. אנחנו כל כך נקלעים לעבודה שלנו עד שאנחנו לא מפסיקים לקחת הפסקות נחוצות. הפסקה נותנת לנו מנוחה נחוצה המשפרת את התפוקה שלנו, אך היא גם נותנת לנו את ההזדמנות לקחת צעד אחורה ולשאול האם מה שעשינו הוא השימוש היעיל ביותר בזמננו.
שלב 2. לישון טוב יותר
ללא שינה מתאימה, אתה עלול להרגיש עצבני, עייף או עייף למחרת, מה שעלול לפגוע בלוח הזמנים שלך וביעילות בעבודה. כוון לשבע עד שמונה שעות שינה רצופות בלילה.
שלב 3. אל תשווה את עצמך לעמיתים לעבודה
רוב עבודות העמיתים שלנו שונות משלנו, ולכל אחד יש שיטות ארגון שונות שעובדות עבורו. שיטה הגיונית ויעילה לעמית היא אולי לא השיטה הטובה ביותר עבורך ולהיפך.
שלב 4. קבל שהארגון הוא תהליך מתמשך
אל תצפה להיות מושלם. הארגון מתמשך ודורש טיפול מתמשך. לא תהיה מאורגן באופן מיטבי כל יום, אך ארגון קטן עובר דרך ארוכה לשיפור היעילות שלך.
