אם מישהו מאכזב אותך או שקורה לך משהו מאכזב, זה נורמלי לחלוטין להרגיש עצבני, מתוסכל או כועס ממש. אבל, לעתים קרובות, התגובה הטובה ביותר היא להיות רגועים ונאספים, כך שתוכל להביע את חששותיך ואכזבתך באופן מקצועי. ההתבטאות במקצועיות אינה קשה לביצוע אם אתה שומר על ראש קריר ושומר על קור רוח. בין אם אתה בוחר להעביר את התסכול שלך באמצעות דואר אלקטרוני, מכתב או באופן אישי, הכל על שימוש בשפה הנכונה והתנהלות נכונה.
צעדים
שיטה 1 מתוך 3: שליחת מייל מקצועי
שלב 1. השתמש בדוא"ל כדי להביע אכזבה לגבי נושא הקשור לעבודה
אם אתה מאוכזב מעמית או מנהל, דוא"ל הוא דרך מצוינת להביע את אכזבתך, תוך שמירה על רישום דיגיטלי במקרה של בעיות עתידיות. תוכל גם לשלוח דוא"ל אם אתה נדחה לאפשרות עבודה.
- דוא"ל הוא גם דרך טובה להעביר את האכזבה שלך לבוס שלך אם הם דחו בקשה למשהו כמו חופשה או רעיון שהצעת.
- למרות שזה עלול לפגוע ברגשותיך, זה תמיד רעיון טוב לשלוח מייל המשך לאחר שנדחתה לעבודה.
שלב 2. כתוב שורת נושא קצרה וישירה אם אתה מנסח דוא"ל מקורי
היו תמציתיים וציינו בבירור על מה המייל בשורת הנושא. הימנע משימוש במשפט ארוך או בשפה גסה כדי לגרום לדוא"ל שלך להיראות מקצועי יותר, כך שהנמען יתייחס לזה ברצינות רבה יותר. בחר נושא שלא יעלה על 5 מילים והקלד אותו בשורת הנושא של הדוא"ל.
לדוגמה, אם אתה כותב דוא"ל לעמית לעבודה בנוגע למועד אחרון שהוחמצ, תוכל לכלול שורת נושא שנראית כמו "תאריך אחרון למשלוח שהוחמצ"
הערה:
אם אתה מגיב להודעת דוא"ל, כגון הודעת דוא"ל המודיעה לך שנדחתה על עבודה פוטנציאלית, השב להודעת הדוא"ל המקורית במקום לחבר הודעה חדשה, כך שיהיה לך תיעוד מאורגן של ההתכתבות שלך.
שלב 3. התחל את הדוא"ל שלך עם ברכה מקצועית לקביעת הטון
פתח את הדוא"ל שלך בברכה רשמית כך שיהיה ברור מההתחלה שהדוא"ל שלך מקצועי. בחר ברכה המתאימה ליחסים שלך עם האדם. לדוגמה, אם אתה על שם פרטי עם מנהל בשם מתיו סמית ', תוכל להתחיל את הדוא"ל שלך כמו "מאט יקר".
- אם יש לך מערכת יחסים מאוד פתוחה ומזדמנת עם הנמען, תוכל לומר משהו כמו 'היי מאט'.
- אם אתה כותב מייל למישהו שמעולם לא פגשת, התחל עם 'למי זה עשוי להדאיג'.
- עבור הודעות דוא"ל קבוצתיות עם מספר נמענים שאליהם ברצונך לפנות, פשוט אמור "הכל".
שלב 4. הוסף נעימות קצרה כדי לשמור על דוא"ל ידידותי
לאחר שתברך את הנמען, הפוך את השורה הראשונה של הדוא"ל שלך להחלפה קצרה בצד או נעימה המראה שאתה ידידותי אך מקצועי. הקצר על זה ואל תלך על 2 או 3 שורות של שיחות חולין לפני שתגיע לבשר הדוא"ל שלך.
- נסה להתחיל במשהו כמו "אני מקווה שאתה מצליח" או "אני מקווה שהאימייל הזה ימצא אותך טוב".
- אם מערכת היחסים שלך היא סתמית עם האדם, תוכל לציין פרט אישי כגון: "אני מקווה שנהניתם בקונצרט בסוף השבוע שעבר."
שלב 5. ציין בבירור את אכזבתך בגוף המייל
לאחר שתגדיר את הבמה לדוא"ל שלך עם ברכה ונעימות קצרה, צא לעסק של הבעת אכזבתך. ספר להם בבירור מה אתה מרגיש, אך שמור על השפה הפורמלית והימנע משימוש בציניות, איומים או ניבולי פה, כך שתראה מקצועי ככל האפשר. רשום את כל התלונות שלך ושמור את גוף הדוא"ל שלך לפסקה אחת במידת האפשר, כך שהאימייל יתמקד בנושא הנדון.
- לדוגמה, אם נדחית על עבודה פוטנציאלית, תוכל לומר משהו כמו, "צר לי לשמוע שהחלטת ללכת לכיוון אחר. ציפיתי להזדמנות, ולכן אני מאוכזב מההחלטה להעסיק מישהו אחר ".
- אם אתה כותב לעמית לעובד או לעובד כדי להביע את אכזבתך, אתה יכול לומר משהו כמו, "הובא לידיעתי שמדיניות ונהלים מסוימים לא פעלו כראוי. המדיניות קיימת מסיבה כלשהי, ולכן מאכזב ללמוד שהתעלמו ממנה ".
שלב 6. שמור על כבוד השפה והנימה שלך לאורך כל הדוא"ל
השתמש בשפה רשמית ומכבדת כדי להעביר בבירור את אכזבתך מבלי לגרום לנמען להרגיש שאתה תוקף אותם באופן אישי. תארו לעצמכם כיצד הכתיבה הייתה נתפסת אם היא נקראה על ידי מישהו אחר או אם היא הייתה מתפרסמת בציבור ועיצבו את הכתיבה שלכם כייצוג מקצועי של עצמכם.
- אם אתה שולח דוא"ל לעובד או למנהל, ייתכן שהדוא"ל שלך ישותף עם אנשים אחרים, ולכן חשוב שהכתיבה שלך תהיה מכובדת ומקצועית.
- למשל, במקום להגיד משהו כמו, "אני לא מבין מה הבעיה שלך ולמה אתה מסרב לבצע הליך", אמור משהו כמו, "כפי שדנו בעבר, ההליכים נועדו לשמור על כולם אותו דבר עמוד, כך שכולם צריכים לעקוב אחריהם."
שלב 7. סיום הדוא"ל שלך בנימה חיובית וקריאה לפעולה
סיים את הדוא ל שלך על ידי הכללת מידע שניתן לפעול בו, כגון קביעת פגישה או הזמנת הנמען לבוא אליך אם יש לו שאלות. כלול גם כמה הערות חיוביות. ציין דברים שאתה שמח עליהם או שבח את האדם על משהו שהוא עשה היטב, כך שהם ירגישו שאתה לא רק מבזה אותם, אלא שיש להם את האינטרסים שלהם בלב.
- לדוגמה, תוכל לומר למראיין שלך, "אבל, אני אסיר תודה על ההזדמנות לראיין עם החברה שלך. אנא הודע לי אם משהו ייפתח בעתיד!”
- אם אתה כותב לעובד או לעמית לעבודה, נסה משהו כמו, "אני יודע שעבדת קשה מאוד על זה, רק רציתי להביא את הנושאים שיש לי לידיעתך כדי שתוכל לפקוח עין לכל בעיות פוטנציאליות עתידיות."
שלב 8. קרא את הדוא"ל בקול רם לפני שאתה שולח אותו כדי לשמוע כיצד הוא נשמע
קח רגע לקרוא את כל הודעת הדוא ל שלך בקול רם, כך שתוכל לשמוע את הטון בכתיבתך והגהה לגבי כל שגיאות כתיב או דקדוק. אם אתה מוצא שגיאות כתיב, שגיאות כתיב או שפה מסורבלת, תקן את זה! אם הטון שלך רך מדי או קשה מדי, התאם את השפה כך שהיא מקצועית אך יציבה. כאשר אתה מרוצה ממנו שלח אותו לאדם שמיועד לו.
- תוכל גם לגרום לחבר או עמית לעבודה לקרוא את הדוא"ל שלך לפני שתשלח אותו כדי לוודא שהוא נשמע בסדר.
- שגיאות כתיב או מילים חסרות יכולות באמת להפיל את ההשפעה של הדוא"ל שלך, אז קח את הזמן כדי לקרוא הגהה בכתיבה שלך.
שיטה 2 מתוך 3: כתיבת מכתב תלונה רשמי
שלב 1. שלח מכתב לחברה או אם לא הצלחת לקבל תשובה
אם אתה מאוכזב ממוצר או מהתנהגות של חברה, כתיבת מכתב רשמי המפרט את התלונה שלך היא הדרך המקצועית ביותר לתקשר איתם. אם לא הצלחת ליצור קשר עם מישהו באמצעים אחרים, השתמש במכתב רשמי כמוצא אחרון כדי להביע את אכזבתך ולפרט את בעיותיך.
תוכל גם להשתמש במכתב כניסיון אחרון להוכיח שניסית ליצור קשר עם מישהו כדי לדון איתו בבעיה שלך
שלב 2. ציין את הבעיה שלך בבירור במשפט הראשון
לא משנה מה אתה מאוכזב ממנה, הבהר זאת מיד מהעטלף על ידי הצבתו במשפט הראשון במכתבך. היה ישיר ותמציתי וציין את הבעיה או התלונה שלך בצורה ברורה ומקצועית כדי לתת את הטון לכל המכתב שלך.
- לדוגמה, אם אתה כותב לחברה כדי להתלונן על מדיניות שהשפיעה עליך, תוכל להתחיל, "אני כותב כדי להביע את תסכולי ואכזבתי ממדיניות ההחזרים של החברה שלך."
- אם אתה כותב מכתב למישהו שלא הצלחת להגיע אליו, נסה להתחיל במשהו כמו, "אני כותב מכתב זה בנוגע לאי -מענה לשאלותי בנוגע לפיקדון לאחר שלא הצלחתי להגיע. אותך בטלפון או בדוא"ל."
שלב 3. השתמש בגוף המכתב שלך כדי להוסיף פרטים ומידע הקשור לבעיה שלך
לאחר שהצהרת על אכזבתך וסוגייתך, השתמש בשאר המכתב שלך כדי להוסיף פרטים ומידע ספציפיים כדי להרחיב את מכתבך ולהסביר את תסכולך. ציין את כל הצעדים שנקטת כדי לפתור את הבעיה שלך, כמו גם את המאמצים שעשית כדי לפנות אליהם לעזרה.
עֵצָה:
אם ניסית לפנות אליהם או שהם הבטיחו לטפל בדאגותיך, ציין את התאריכים שניסית לפנות אליהם או שהם התחייבו לתקן את הבעיה.
שלב 4. הימנע משפה זועמת, סרקסטית או מאיימת במכתבך
לאורך כל המכתב שלך, שמור על השפה והנימה שלך פורמליים ומקצועיים. לעולם אל תשתמש בשפת גסות או בשפה מאיימת והימנע מסרקזם כך שכתיבתך תראה מקצועית ככל האפשר.
- אם אי פעם תצטרך להמציא את מכתבך לתיק בית משפט, אתה רוצה לגרום לעצמך להיראות מקצועי ככל שתוכל.
- קללות או שימוש בשפה אלימה יגרום לך להיראות אגרסיבי ולא מקצועי.
שלב 5. כלול עותקים של כל המסמכים הרלוונטיים לתלונה שלך
אם יש לך תמונות, חוזים או כל מסמך אחר שמגבה או מוכיח את טענותיך, צור עותק שלהן וצירף אותן למכתבך. הקפד להתייחס אליהם במכתבך כדי להוסיף עוד תוקף לכל טענה שאתה טוען.
לדוגמה, במכתבך תוכל לומר משהו כמו, "צירפתי תמונות של איך נראה המוצר המוגמר, שכפי שאתה יכול לראות, רחוק מלהיות מספק."
שלב 6. הוסף את פרטי הקשר שלך לאחר סיכום
סיים את מכתבך בפסקה המסכמת את החששות העיקריים שלך ואת הפעולות שהיית רוצה לבצע כדי לפתור אותן. אם אתה רוצה שהאדם או החברה יצרו איתך קשר כדי לנסות לתקן את הבעיה או לדון בנושא נוסף, הקפד לכלול את פרטי הקשר שלך בתחתית.
- חתום על המכתב עם סגירה רשמית כגון: "שלך באמת", "בכנות" או "בכבוד" ואחרי שמך.
- תן את מספר הטלפון או כתובת הדוא"ל שבה אתה רוצה שהם ישתמשו כדי לפנות אליך.
שלב 7. שלח את המכתב באמצעות דואר מוסמך כדי שיהיה עליו לחתום
השתמש בדואר מוסמך או באפשרות משלוח מכתבים המחייבת את הנמען לחתום עליו כך שתהיה לך הוכחה שהתקבלה. שמור את הקבלה למקרה שתצטרך להוכיח שכתבת להם מכתב או לספק אותו לתיק בית משפט.
שיטה 3 מתוך 3: דיבור עם מישהו מקצועי
שלב 1. שוחח עם מישהו ישירות אם אינך רוצה אותו ברשומה
אם אתה מעדיף להביע את אכזבתך ללא שביל נייר או מבלי לדאוג שיבחנו את השיחה שלך מאוחר יותר, שיחה פנים אל פנים היא הדרך. בנוסף, שיחה ישירה עם מישהו מאפשרת לך לאמוד את תגובותיו ומוסיפה נגיעה אישית יותר.
- לעתים קרובות גם הרבה יותר מהר פשוט לדבר עם מישהו שאתה מאוכזב ממנו.
- שיחה עם מישהו מאפשרת לך להשתמש בשפת הגוף ובטון הדיבור שלך כדי להעביר את תסכולך או אכזבתך באמת.
שלב 2. בקש מהאדם להיפגש איתך באופן פרטי כדי לדון בנושא
דבר עם האדם הרחק מאנשים אחרים כדי שתוכל להתבטא בחופשיות מבלי להביך אותו. קבע פגישה או בקש מהם לפגוש אותך איפשהו כמו חדר ישיבות, משרד או אפילו בית קפה, כך שזה יהיה יותר מקצועי.
- התקשר אליהם או שלח להם מייל לשאול אותם מהו הזמן והמקום המתאים להם ביותר.
- אם אתה מוצא את עצמך במצב בו אינך יכול להביע את אכזבתך באופן פרטי, נסה להישאר מקצועי ככל שתוכל ושמור על קור רוח.
עֵצָה:
אם אתה צריך לדבר איתם מייד, אמור להם משהו כמו: "יש לך רגע מהיר? אני צריך לדבר איתך."
שלב 3. התחל את השיחה על ידי תודה להם ושאל מה שלומם
לפני שתתחיל להביע את אכזבתך, הקדש רגע להודות לאדם שהקדיש את הזמן להיפגש איתך ולמדוד את מצב רוחו. שאל אותם מה מצבם ואם הם מוכנים לדבר איתך על הנושא. אם הם נראים כועסים או נסערים, נסה להרגיע אותם או המתן לדבר איתם מאוחר יותר. אם הם נראים בסדר, קדימה, התחל לדון בבעיה או בבעיה שלך.
- להתחיל ברגל ימין יעזור לשיחה להתנהל בצורה חלקה ומקצועית.
- לדוגמה, אתה יכול להתחיל לומר משהו כמו, "תודה רבה על הזמן שלך. אני לא אקח יותר מדי זמן, אני פשוט צריך לדון איתך במשהו."
שלב 4. ציין את התלונה בצורה ברורה וישירה
ספר לאדם מדוע אתה מאוכזב משימוש בשפה ספציפית ובלתי רגשית. היו ישירים ואובייקטיביים ורשמו את כל הסיבות לכך שאתם לא מרוצים, אך הימנעו מלהתייחס אליהם לרשימת עוולות. השתמש בשפה רגועה ומקצועית על מנת להעביר את רגשותיך ולהימנע מלהרים את קולך או להשתמש בגסות.
- צעקות וקללות יגרמו לך רק להראות אגרסיבית ולא מקצועית.
- למשל, ספר להם מה אתה מרגיש מבלי להיות רגשי מדי. אתה יכול להגיד משהו כמו, "כשאתה עושה דבר כזה, זה באמת גורם לי להרגיש שלא אכפת לך איך זה משפיע עלי, ולמען האמת, זה פוגע ומאכזב.
שלב 5. שאל אותם אם יש להם שאלות לפני שאתה מסיים את הפגישה
לאחר שהבעת את אכזבתך והסברת את הנימוקים שלך, תן לאדם הזדמנות לדבר. שאל אותם אם יש להם שאלות עבורך או שהם לא ברורים לגבי כל מה שאמרת להם כדי שלא יהיה בלבול. לאחר מכן, תודה להם שוב על הפגישה איתך לפני שתסיים את השיחה.
אם אפשר, הציעו פתרונות או שיפורים לעתיד
טיפים
- לעולם אל תכתוב הודעת דוא"ל, כתוב מכתב או שוחח בזמן שאתה כועס. קח כמה נשימות כדי להרגיע את עצמך לפני שתתחיל כך שיהיה לך ראש צלול.
- הימנע משיחה עם מישהו מול אנשים אחרים. המתן עד שיהיו פנויים לדבר ותיפגש איתם באופן פרטי.
